Подготовка к закрытию отчетного периода: этапы и важные моменты

Быстрое закрытие отчетного периода – главная цель руководителей и собственников любого предприятия. При этом важно не только вовремя получить отчетность, но и добиться того, чтобы данные по ней были максимально достоверными и качественными, поскольку от этого во многом зависит эффективное управление всеми бизнес-процессами.

Однако на практике формирование отчетности часто бывает не в срок, при этом показатели не вызывают доверия, в результате чего возникает необходимость в проведении дополнительной их проверки. А причиной этого в большинстве случаев становится отсутствие регламента, в котором были бы прописаны не только сроки и порядок составления отчетности, но и ответственность работников в случае, если требования не соблюдаются.

Цели и задачи разработки регламента по закрытию отчетного периода

В первую очередь подготовка регламента необходима, чтобы пользователи отчетности были уверены, что получают правдивую информацию относительно деятельности организации за отчетный период.

Кроме того, в утвержденном регламенте содержится перечень и описаны последовательные этапы всех проводимых операций. Этот момент важен, поскольку только так возможно добиться корректного закрытия отчетного периода на предприятии. Наличие соответствующего регламента также позволяет контролировать всю работу по закрытию отчетного периода.

Помимо этого, документ позволяет устанавливать определенные сроки и ответственность за качество операций и своевременность их выполнения.

Разработка регламента способствует улучшению взаимодействия между персоналом разных подразделений организации, поскольку отвечать за исполнение утвержденных требований должны не только сотрудники финансового отдела, но и все те, кто принимает непосредственное участие в закрытии отчетного периода.

Стоит также обратить внимание на то, что применение регламента дает возможность не допускать большого количества ошибок в учете хоздеятельности компании, поскольку за всеми этапами процесса предусмотрен дополнительный контроль.

Этапы закрытия отчетного периода

Всего выделяют семь последовательных этапов, для каждого из которых предусмотрены свои задачи.

Таким образом, процедура закрытия отчетного периода подразумевает:

• сбор первичной документации;
• обработку первичных документов;
• фиксирование операции в бухгалтерском учете;
• контроль за корректностью закрытия отчетного периода компании;
• регламентация операции;
• контроль за отражением действий;
• формирование отчетности по итогам года.

Задачи, которые решаются на каждом из шагов:

• Этап 1. Обеспечить своевременное получение документов по совершенным операциям хозяйственной деятельности. Проконтролировать, чтобы документация за закрываемый период поступила в полном объеме.
• Этап 2. Проверить, насколько полученные данные соответствуют законодательным нормам и стандартам, предусмотренным внутри организации.
• Этап 3. Своевременно и точно перенести информацию с бумажных носителей в систему учета в виде проводок.
• Этап 4. Найти имеющиеся ошибки и скорректировать учетные данные.
• Этап 5. Рассчитать себестоимость реализованных работ, услуг, продукции и результат в финансовом выражении.
• Этап 6. Дополнительно проверить, насколько качественно и достоверно отражены все хозоперации за отчетный период. Посмотреть, насколько расчеты налогооблагаемых баз соответствуют нормам законодательства.

На последнем этапе необходимо проконтролировать, чтобы показатели отчетности соответствовали данным аналитического и синтетического учета.

Методология разработки регламента по закрытию отчетного периода

При разработке регламента также стоит учитывать последовательность, с которой происходит закрытие отчетного периода. Такой подход позволяет не только закрепить требования, касающиеся действий по закрытию периода, но и установить правила, которые должны выполнять все сотрудники, участвующие в этом процессе.

Что включает подготовка и разработка регламента:

1. Составление списка всех документов, необходимых для того, чтобы закрыть период, а также установление графика, в течение которого документация должна быть предоставлена. Перечень поможет сориентировать персонал в том, что они должны будут подготовить для бухгалтерии. Усложнять этот этап не стоит – достаточно обозначить вид документации и операций, которые она отражает. Это могут быть, например, накладные на ТМЦ или их отпуск, на ГП, счета-фактуры, акты, приходные кассовые ордера, ведомости.
2. На этапе обработки первичных документов необходимо прописать правила, по которым будет проходить работа, требования к реквизитам и оформлению отчетов.
3. На третьем этапе в регламенте должны быть обозначены требования относительно отражения всех операций компании в учетной системе. Обязательно прописывается, кто будет отвечать за проводки по счетам, качество оформления, ситуации, когда учетные данные нельзя изменять без согласия на то сотрудников, занимающих вышестоящие должности.
4. На этом шаге необходимо закрепить все контрольные процедуры, согласно которым будет проверяться качество и полнота отраженных хозопераций организации. Обозначаются также действия уполномоченных лиц. Например, мониторинг изменения данных, логистическая и арифметическая проверка, согласование полученной информации с руководителями различных структур.
5. Утверждаются все процедуры по закрытию отчетного периода, что позволит получить более достоверный результат о деятельности предприятия. Регламентные операции выполняются в следующей последовательности:

• списание себестоимости услуг или работ вспомогательных производств на статьи затрат;
• списание общецеховых и общехозяйственных расходов на себестоимость продукта;
• формирование себестоимости готовой единицы продукции;
• списание затрат по реализации;
• списание сальдо иных доходов и расходов на финрезультат;
• определение финансового результата отчетного периода;
• закрытие всех субсчетов счетов 90, 91, 99.

1. На этапе контроля корректности закрытия описываются операции проверки достоверности остатка, а также соответствие данных.

На последнем шаге правила проверки должны быть зафиксированы. Например, можно указать, что обязательно сверять начальные остатки действующего периода с конечными за предыдущий.

Помощь «Инфинанс»

Если вы недостаточно хорошо знаете, как правильно составить регламент и подготовиться к закрытию отчетного периода, вы можете обратиться за помощью в компанию «Инфинанс». У нас работают только высококвалифицированные специалисты с большим опытом в сфере бухгалтерского и финансового учета. Сотрудники компании ответят на все интересующие вопросы и помогут решить поставленные задачи.