Что такое KPI сотрудников и как его рассчитать

Система KPI – одна из эффективных контролирующих и стимулирующих мер в рамках построения организационной структуры компании. При этом показатели эффективности позволяют не только провести анализ рентабельности персонала, но и выявить сильных сотрудников и перераспределить обязанности с учетом объема работы. Для оптимизации бизнес-процессов KPI сотрудников должны быть рассчитаны с учетом специфики бизнеса и целей управляющего состава.

Что такое ключевые показатели эффективности – KPI

Простыми словами, KPI, или Key Performance Indicator, – показатель эффективности работы отдельного сотрудника или подразделения предприятия. При этом ключевые показатели выбирают и внедряют индивидуально с учетом характера деятельности персонала и специфики бизнеса. В общем смысле они позволяют повысить эффективность бизнес-процессов за счет количественной оценки продуктивности сотрудников.

Для чего используются KPI

Повышение продуктивности персонала актуально на всех этапах развития бизнеса, поскольку дает возможность отследить вовлеченность отдельных работников и установить соответствующие нормативы оплаты труда. В зависимости от мотивов внедрения системы KPI и потребностей руководящего состава учитывают приоритетные и второстепенные цели формирования показателей эффективности:

• выявление сильных и слабых специалистов;
• оценка вовлеченности персонала;
• корректировка организационной структуры;
• разработка системы мотивации и формы начисления зарплаты;
• прогнозирование результатов;
• структуризация внутренней отчетности.

Кроме того, введение схемы показателей эффективности дает возможность оценить продуктивность каждого этапа взаимодействия с клиентом, что особенно актуально для бизнеса с длительным циклом продаж.

В каких случаях KPI не нужен

В большинстве случаев расчет KPI требуется для сотрудников, которые выполняют ограниченный объем задач. Так, оценка большого количества показателей эффективности для специалиста с многозадачной работой отнимает много времени, но не всегда помогает корректно оценить его продуктивность. Здесь необходимо определить основные коэффициенты. Однако вводить систему нецелесообразно, если в компании мало работников и результаты их деятельности доступны в отчетности.

Что значит зарплата – оклад KPI?

Многие компании вводят схему KPI для оптимизации фонда оплаты труда. В этом случае используют расчет заработной платы на основе премиального сдельного принципа. Общая сумма складывается из окладной и премиальной частей, где первая фиксирована, а вторую определяют на основе конкретных для специалиста показателей эффективности. Этот метод повышает заинтересованность работника в выполнении индивидуальных задач и экономит ФОТ при отсутствии плановых результатов.

Виды KPI

Поскольку КПИ всегда разрабатывают индивидуально, необходимо ориентироваться не только на специфику работы конкретного отдела, но и на формат бизнеса: количество каналов продаж и задействованных специалистов, формы отчетности и аналитики, а также целесообразные отчетные периоды для расчета. Для принятия управленческих решений следует рассчитать несколько видов KPI.

KPI в интернет-маркетинге

Один из наиболее доступных видов показателей эффективности, поскольку инструменты сквозной аналитики предоставляют руководителю отдела маркетинга или директору предприятия информацию о динамике метрик, определяющих продуктивность маркетинговых кампаний на онлайн-площадках. Однако для оценки продуктивности персонала следует выбирать коэффициенты, которые напрямую отражают эффективность кампаний:

• Конверсия – отношение пользователей, совершивших целевое действие, к общему количеству привлеченных пользователей, выраженное в процентах.
• Стоимость целевого действия – цена за выполнение пользователем конкретного действия на онлайн-площадке: к примеру, перехода по ссылке, скачивания прайса.
• Рентабельность рекламных вложений – процентное отношение продаж к затратам на рекламную кампанию.

Еще оценивают второстепенные коэффициенты, которые определяют на основе конкретики канала взаимодействия с целевой аудиторией. Например, коэффициент брошенных корзин, стоимость клика, срок окупаемости.

KPI в продажах

Основные цели введения показателей эффективности для коммерческого отдела – перераспределение объема работы с учетом квалификации сотрудников и повышение мотивации менеджеров, а также оптимизация методов взаимодействия с клиентами. Здесь рассчитывают несколько ключевых метрик: конверсию продаж, пожизненную стоимость клиента, сумму выручки за отчетный период, коэффициент повторных продаж. В качестве КПИ для менеджеров по продажам часто устанавливают не только числовые, но и дополнительные критерии: например, качество обслуживания покупателей или своевременность отчетности.

KPI в управлении персоналом

При использовании KPI для решения корпоративных задач подходят все виды показателей эффективности работы сотрудников, которые в сумме формируют единую схему начисления заработной платы.

Как определить KPI

Одновременно с оценочными характеристиками коэффициенты необходимы для прогнозирования и утверждения плановых нормативов для сотрудников. При этом следует ориентироваться на текущие результаты, сезонность бизнеса, положение компании в микро- и макросреде, а также объем работы специалиста.

Что такое индекс KPI

При внедрении системы недостаточно посчитать отдельные коэффициенты: следует построить матрицу KPI и определить индексы. Здесь ориентируются на приоритетные цели руководящего состава и составляют таблицу, где показатели эффективности распределяют с точки зрения значимости для текущих целей и утверждают плановые нормативы. Индекс КПИ рассчитывают как процент результативности относительно фактических и нормативных значений.

Как разработать KPI

Вне зависимости от специфики и сферы бизнеса модель КПИ разрабатывают в индивидуальном порядке и составляют матрицу в соответствии с весом каждого критерия в достижении целей.

Четко определите цель

Первый шаг в разработке системы – постановка целей и задач и выбор приоритетных позиций. Именно ключевые задачи определяют качественные и количественные показатели. При этом стоит ориентироваться на методику постановки целей SMART и учитывать достижимость, релевантность, измеримость и ограниченность во времени.

Откройте KPI команде

В большинстве случаев требуется создание специальной фокус-группы, которая выбирает оптимальные критерии для оценки и устанавливает вес отдельных КПИ в матрице. После утверждения системы озвучивают планы для сотрудников. Здесь важно не просто внедрить обновления, но и рассказать персоналу, зачем они нужны.

Пересматривайте KPI еженедельно или ежемесячно

Рост коэффициентов – значит повышение рентабельности бизнеса и продуктивности отдельных сотрудников. Однако необходимо оценивать схему в динамике и утверждать отчетные периоды для анализа. Периодичность следует измерять в соответствии с механикой работы конкретного подразделения компании.

Как внедрить KPI

В зависимости от этапа развития бизнеса и организационной системы предприятия выбирают порядок внедрения KPI, но он всегда должен включать последовательные этапы работы с персоналом:

1. Проведение первичного анализа.
2. Постановка целей.
3. Утверждение KPI.
4. Информирование сотрудников в форме внутренней документации.
5. Анализ изменений и корректировка системы.

Для корректного внедрения показателей эффективности сотрудников следует придерживаться ряда принципов, которые обеспечивают положительные результаты нововведений.

Принципы KPI

Поскольку КПИ не выступают стабильными критериями, но должны полноценно описывать деятельность персонала, необходимо ориентироваться на следующее:

• Адаптивность – масштабирование бизнеса, выпуск новой продукции или смена формата реализации товаров не должны влиять на схему расчета в рамках отчетного периода.
• Доступность – информация о расчете коэффициентов должна быть доступна и понятна не только руководящему составу, но и линейным работникам.
• Измеримость – стоит учитывать как для количественных, так и для качественных метрик.

Кроме того, необходимо обеспечить контроль выполнения плана и порядок ведения отчетности в соответствии с принятой в компании иерархией.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Одна из основных ошибок руководителей при внедрении показателей эффективности – ориентация на штрафы и контроль, а не на мотивацию для персонала. Для повышения вовлеченности сотрудников следует позиционировать схему именно с точки зрения повышения эффективности работы и достижения материальных и нематериальных бонусов.

Плюсы и минусы системы KPI

Компании вводят коэффициенты для оптимизации внутренних и внешних бизнес-процессов, поскольку система характеризуется очевидными плюсами:

• упрощение оценки работы персонала;
• структуризация внутренних взаимодействий;
• повышение вовлеченности работников;
• экономия ФОТ.

Однако одновременно следует учитывать и минусы:

• затрата временных и кадровых ресурсов на расчет и оценку;
• снижение лояльности работников;
• сложность определения КПИ для работников, чьи задачи не связаны с количественными метриками.

При разработке системы КПИ необходимо иметь в виду положительные и отрицательные стороны и брать за основу индивидуальные критерии компании.

Заключение

Расчет KPI для сотрудников позволяет структурировать взаимоотношения внутри коллектива и оптимизировать схему оплаты труда с точки зрения распределения обязанностей и роста заинтересованности работников в достижении плановых показателей. Однако система не будет универсальной – ее необходимо разрабатывать индивидуально.

Компания «Инфинанс» может помочь в этом. Наши специалисты имеют большой опыт работы в решении юридических вопросов, сфере налогового и бухгалтерского учета. Они разработают систему КПИ на основе приоритетных целей бизнеса и значимости отдельных коэффициентов для их достижения.