Что такое облачная касса и кому она нужна

Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы, законно ли вообще использовать такой аппарат, что это вообще такое и как его зарегистрировать – эти и многие другие вопросы остаются актуальными среди людей, которые решают заняться торговлей удаленно, например открыть свой интернет-магазин. Перед тем как принимать решение о применении виртуального кассового аппарата, желательно изучить нюансы его функционирования, достоинства и недостатки, порядок работы.

Что такое облачная касса?

Это одна из разновидностей онлайн-кассы с уникальными функциональными особенностями. Облачные кассы представляют собой вид ККТ, не предусматривающий оплаты наличными деньгами, поскольку его разработка изначально подразумевала электронную систему платежей для различных типов направлений в бизнесе. При этом есть возможность пробивать чеки вручную и принимать деньги на руки.

Такие кассовые аппараты не ставят непосредственно в торговых точках или офисных помещениях. Как правило, их располагают в дата-центрах, а взаимодействие осуществляется посредством виртуального сервиса. Как только ККТ получает данные о начислении финансов, чек пробивается в автоматическом режиме.

Законно ли применение облачных касс?

В законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» термин «облачные кассы» отсутствует. Согласно акту, ее называют ККТ, которая располагается вне места, где совершается расчет с клиентом.

В п. 5.6 статьи 1.2 54-ФЗ описаны случаи, когда лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, могут использовать этот кассовый аппарат.

Независимо от того, какого типа онлайн-касса используется в облачном сервисе, все они внесены в специальный реестр учета федеральной налоговой службы.

Как выглядит облачная касса?

Онлайн-аппараты, предназначенные для работы в виртуальном режиме, имеют, как правило, небольшие размеры, поскольку у них нет экрана, вводного устройства и принтера, чтобы можно было печатать чеки. Некоторые облачные кассы по габаритам могут достигать всего 7,5 см в длину и 4,5 – в ширину.

Несмотря на такие незначительные размеры, за минимально короткий промежуток времени они могут обработать довольно большой объем платежей.

В центре, предназначенном для обработки информации, их ставят на серверную полку, вмещающую одновременно до двухсот штук ККТ. Плюс ФФД 1.05, 1.1 и 1.2 в их способности обрабатывать маркировку, что позволяет отправлять коды в «Честный знак».

С какими платежными системами работает облачная онлайн-касса?

Поскольку прием данных для чека осуществляется посредством Интернета, чтобы обеспечить работу кассы, достаточно подключить ее к платежному шлюзу, CRM-системе, эквайрингу или CMS. У любого оператора, имеющего дело с такими кассовыми аппаратами, уже есть в наличии определенный список настроенных интеграций, поэтому подключение не займет много времени. Некоторые поставщики предоставляют такую услугу за отдельную плату.

Как работает облачная касса?

Когда будет заключено договорное соглашение об аренде кассового онлайн-аппарата, пользователю необходимо будет купить фискальный накопитель, осуществить подключение к ОФД и пройти регистрацию в налоговой службе.

Всё это можно сделать дистанционно, на сайте nalоlg.ru, или путем подачи заявления через личный кабинет, который предоставит поставщик виртуального сервиса. Чтобы оформить договор и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно будет получить сертификат КЭП.

Если покупать фискальный накопитель (ФН) и кассу у Ferma, то регистрация станет доступна автоматически в ЛК, а вся информация по ККТ предварительно уже будет загружена в соответствующую форму заявления. При этом не будет необходимости в заключении договора с ОФД.

Если говорить о работе кассового аппарата непосредственно при расчете клиента, то это будет выглядеть следующим образом:

1. Оплачивается товар (на сайте, посредством программы, установленной на смартфоне).
2. На кассу банком передаются сведения, что расчет произведен.
3. Фискальный накопитель формирует чек и осуществляет его отправку в ОФД, тот в свою очередь перенаправляет сформированный документ покупателю (СМС-сообщением, е-mail) или в налоговую инспекцию.
4. Данные об операции сохраняются виртуальным сервисом.

Применение удаленных ФН подразумевает формирование электронных, а не физических чеков. Другими словами, документ об оплате выдается без непосредственного наличия кассовой техники.

Кто может применять облачные кассы?

ККТ, работающими через Интернет, могут пользоваться представители малого, среднего или крупного бизнеса. Чаще всего такие ККТ применяют при продажах через интернет-магазины. Они могут быть использованы и в сферах деятельности, которые подразумевают безналичный расчет, или через курьерские службы.

Таким образом, онлайн-кассы подходят для следующих операций:

• предоставления различных услуг;
• продажи посредством соцсетей;
• оплаты ЖКХ;
• продаж посредством вендинга;
• оплаты проезда в такси;
• оплаты проезда в общественном транспорте с установленными специальными механизмами по безналичному приему платежей и других.

Интернет-кассы подходят для многих сфер, в которых не совсем удобно одновременное применение нескольких реальных кассовых аппаратов.

Кроме того, к облачным сервисам можно подключаться при большинстве налоговых режимов (УСН, ОСН, ЕСНХ или ПСН). Если вы сомневаетесь, подойдет вам облачная касса или нет, можно проконсультироваться со специалистами. Например, при обращении в консалтинговую компанию «Инфинанс» сотрудники ответят на все интересующие вопросы, помогут разобраться в вашей проблеме и подскажут оптимальное решение.

Кто не может использовать облачные кассы?

Если за покупку оплата происходит офлайн, то есть непосредственно в торговом зале, или отмечается контакт клиента с продавцом или его представителем на этапе расчета, то применяется ККТ, регистрация которой выполняется по месту продажи. При этом выдается чек на бумажном носителе. Если покупатель соглашается, то документ ему направляют на электронную почту.

Когда, допустим, клиент оформляет покупку через сайт и там же ее оплачивает, но товар забирает при личном посещении магазина, то допускается применять интернет-кассы.

Как произвести регистрацию облачной кассы в ФНС?

Можно оформить через сайт налоговой инспекции или посредством подачи заявки в ЛК поставщика. Второй вариант считается наиболее удобным.

Перед тем как регистрировать кассовый интернет-аппарат, нужно заключить договорное соглашение с ОФД, получить номер ККТ и УКЭП. Сама процедура подключения к виртуальному сервису не очень сложная.

В графе «Адрес установки» указывают дата-центр, в котором находится ККТ, в поле «Место установки» – адрес сайта, если осуществляется интернет-торговля, данные транспорта – при реализации билетов.

При сотрудничестве с Ferma зарегистрировать и подключить онлайн-кассу еще проще, поскольку процесс проходит почти полностью в автоматизированном виде – нет необходимости в дополнительном заключении договора с ОФД, серийный номер уже будет известен. Нужно только поставить свою КЭП, направить заявление в ФНС и ждать, пока придет ответ.

Чеки возврата и коррекции: пробиваются ли на облачной кассе?

Когда услуга или товар оплачиваются через мобильное приложение, в интернет-магазине формирование чеков происходит автоматически. Однако облачный сервис предусматривает пробитие платежного документа вручную.

Если товар возвращается или нужно сделать коррекцию, чек легко удалить, исправить самостоятельно в личном кабинете.

Возможно ли использование облачного сервиса без кассового аппарата?

Согласно п. 1,2 и 5 статьи 1.2 закона 54-ФЗ, все индивидуальные предприниматели и предприятия обязаны пользоваться ККТ, которые указаны в реестре ФНС. Исключение составляют случаи, прописанные законодательством.

Поскольку аппарат, предназначенный для виртуального сервиса, имеет небольшие размеры, в нём отсутствует экран для отображения информации, также не предусмотрено устройство, обеспечивающее введение информации и печать. Подобные операции могут выполняться в облачном режиме. Чтобы касса работала, ей необходим ФН, установка которого как раз происходит непосредственно в кассовый аппарат. По этой причине сервис не способен функционировать без онлайн-кассы. Если говорить более простым языком, он может работать, если кассовый аппарат будет отсутствовать физически в месте, где осуществляется продажа.

Плюсы и минусы

Если говорить о достоинствах облачной кассы, то стоит прежде всего отметить отсутствие необходимости тратить деньги на приобретение аппарата. Достаточно просто взять его в аренду.

Если произойдет сбой, не нужно будет постоянно вызывать мастера и оплачивать его работу. Ремонт осуществляет техническая служба поставщика услуг.

Кроме того, при наличии облачной кассы нет необходимости иметь при себе несколько отдельных устройств, например, для мастеров, которые предоставляют свои услуги на выезде, или таксистов.

Плюс еще и в том, что все операции предприниматель может отслеживать через личный кабинет.

Среди недостатков можно выделить то, что такие аппараты не предназначены для работы в помещениях (магазинах, офисах). В этом случае потребуется выдача бумажного чека.

Использование облачных касс – удобный сервис для тех, чей бизнес подразумевает расчет с покупателем вне торгового помещения. Однако в применении такого аппарата есть свои нюансы, с которыми желательно ознакомиться еще до принятия решения ее подключить.