Когда компаниям выгоден бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг в последнее время пользуется всё большей популярностью. Отчасти к этому ведет законодательство, которое всё больше ужесточает требования по ведению отчетности, и любая, даже малейшая, ошибка может стоить очень дорого. Также многим, особенно небольшим, компаниям выгоднее передать полномочия штатного бухгалтера сторонней организации и больше времени уделять основным задачам.

Бухгалтерский аутсорсинг защищает от переплаты налогов, дополнительных взносов в соцстрах, при такой форме ведения бухгалтерии нет необходимости вникать в тонкости всех расчетов. При этом компания получает полноценное ведение бухгалтерии.

В каких случаях необходим бухгалтерский аутсорсинг

Воспользоваться аутсорсингом бухгалтерского учета могут любые компании вне зависимости от их деятельности. Но прежде всего перейти на такой метод сопровождения будет актуально определенным субъектам предпринимательской деятельности:

• зарубежному бизнесу. Иностранному предпринимателю не всегда бывает просто вникнуть в нюансы законодательства по налогам и финансам, прописанного Российской Федерацией. Лучшим выходом для него станет заключение договора на бухгалтерский аутсорсинг с местной фирмой, занимающейся оказанием подобных услуг;
• молодому бизнесу. Предпринимателям, которые только начинают свое дело, требуется немало времени, сил и вложений для воплощения в жизнь всех своих планов. Чтобы немного сэкономить и не отвлекаться на документацию, лучше доверить ведение отчетности аутсорсеру;
• сезонному бизнесу. Сфера деятельности некоторых предприятий подразумевает посезонную работу. Во время простоя им нет необходимости вести бухгалтерию, поэтому будет намного выгоднее воспользоваться аутсорсингом по оказанию бухгалтерских услуг;
• микропредприятиям, индивидуальным предпринимателям. Если фирма оказывает небольшие работы, то также нет смысла нанимать штатного бухгалтера;
• крупным компаниям. Передача рутинной бухгалтерской работы сторонним подрядчикам значительно сокращает издержки предприятий, занимающихся масштабной предпринимательской деятельностью;
• организациям с несколькими учредителями. Когда ведением бухгалтерии занимается независимая фирма, финансовая отчетность становится более прозрачной для всех участников предпринимательского процесса.

Принимая решение о выборе компании, которая будет заниматься ведением бухгалтерского аутсорсинга, прежде всего необходимо выяснить, в каком именно направлении она лучше всего работает. Например, с общим или упрощенным СНО, оказывает качественные услуги дочерним организациям или может решать финансовые задачи крупного предприятия.

Как работает бухгалтерский аутсорсинг

Есть общая схема, по которой выполняется перевод бухучета на ведение сторонней фирмой. В зависимости от некоторых нюансов план может несколько отличаться, но эти этапы должны быть обязательно:

1. Заключение договора. В нем должны присутствовать следующие пункты:

• максимально подробные обязанности обеих сторон;
• перечень услуг, выполняемых подрядчиком, и размер оплаты;
• сроки и условия передачи документов;
• порядок предоставления доступа к данным;
• список документации;
• действия, за которые стороны несут ответственность;
• гарантии неразглашения данных.

1. Оказание услуг. Для выполнения обязательств со стороны исполнителя требуется своевременная передача заказчиком необходимой документации. Это могут быть накладные, акты, таможенные декларации, трудовые договоры, больничные листы и прочее. Бухгалтерская фирма, в свою очередь, берет на себя следующие функции:

• систематизацию первичного документооборота;
• автоматизацию и анализ – проверка и внесение данных в регистры, своевременное обновление отчетов;
• защиту данных. Принимая от заказчика финансовые документы компании, исполнитель обязуется не разглашать полученную информацию третьим лицам;
• ведение бухучета и своевременную передачу документов в соответствующие структуры;
• контроль качества выполнения командной работы.

Если принимается решение о прекращении сотрудничества с аутсорсинговой компанией, договор расторгается. На этом этапе важно сделать запрос в ИФНС, чтобы сверить все счета и убедиться, что никакой задолженности нет. Далее необходимо сделать копию базы данных и забрать всю документацию, которая была предоставлена аутсорсеру.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Организации, занимающиеся такой сферой деятельности, предлагают разные варианты аутсорсинга бухгалтерских услуг в зависимости от размеров компании.

В перечень предоставляемых услуг входит не только бухгалтерский и налоговый аутсорсинг. Сотрудники аутсорсинговой фирмы также могут выполнять роль главного бухгалтера, вести определенные участки, например рассчитывать заработную плату или составлять отчет по авансовым платежам.

Выбор комплекса оказываемых услуг будет зависеть от специфики конкретной организации и ее финансовых возможностей.

Полный аутсорсинг

Вариант «всё включено» подразумевает полную замену целого отдела бухгалтеров или штатного главбуха. В пакет входит целый список задач – от сбора первичной документации и расчета заработной платы до сдачи всей имеющейся отчетности.

Также аутсорсинговые компании могут заниматься и смежными работами. Например, нередко предлагают оптимизировать налогообложение, перевести документооборот в электронный формат. Могут доработать или полностью заменить учетную систему.

Комплексный аутсорсинг

Компания полностью отказывается от отдела, занимающегося решением бухгалтерско-экономических задач, и передает все функции сторонней организации. Аутсорсер при этом будет заниматься расчетами, отчетами и ведением учета. Главное в такой ситуации – правильно подойти к выбору компании.

Выборочный аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг компании в большинстве случаев выбирает главный бухгалтер.

Одна из причин делегирования ряда обязанностей сторонним организациям – освобождение себя от определенного вида работ, чтобы оставалось время на решение более серьезных финансовых задач.

Среди других причин, по которым многие главбухи перекладывают часть работы на сотрудников аутсорсинговых компаний, выделяют следующие:

• желание использовать готовые технологии без лишних затрат времени и денег для внедрения их в свою компанию;
• разделение ответственности, которая требуется при ведении особо рискованных и сложных участков;
• возможность получить бесплатную консультацию от экспертов бухгалтерской компании;
• отсутствие желания на создание штата большей численностью и на решение связанных с этим организационных моментов.

Чаще всего под выборочный аутсорсинг попадают такие участки бухгалтерии:

• вопросы, связанные с арендой, когда организация имеет несколько офисов или торговых площадок;
• расчет заработной платы;
• работа с первичным документооборотом. Актуально для фирм, часто подвергающихся аудиторским или налоговым проверкам;
• фиксирование кассовых операций. Используется в основном компаниями, занимающимися розничной торговлей.

Любая бухгалтерия имеет участки, на ведение которых уходит много сил и времени. Но при этом такая работа не требует навыков и знаний, которыми владеет главный бухгалтер. Поэтому аутсорсинг будет идеальным решением в этом случае.

Работа главного бухгалтера на аутсорсинге

Услуга востребована среди предпринимателей, имеющих небольшой бизнес. Особенно ее популярность возрастает, если фирма находится на этапе активного развития, но у нее еще нет возможностей нанимать высококвалифицированные кадры.

Обязанности главного бухгалтера аутсорсинговой компании заключаются в том, чтобы контролировать работу специалиста, находящегося в его подчинении, а также следить за его работой в программе 1С.

Главбух прежде всего должен уметь управлять всеми учетными процессами бухгалтерского аутсорсинга организации, а также знать, как эффективно организовать взаимодействие всех сотрудников для получения желаемого результата.

Функции главбуха на аутсорсинге могут заключаться в работе с отчетностью, расчете заработной платы, оптимизации работы бухгалтерского и финансового отделов, в тестировании бухгалтеров на профпригодность, распределении ответственности между всеми штатными сотрудниками.

Ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге

Организация, которой было доверено вести бухучет, обязуется строго выполнять все свои обязанности. Это должно быть четко прописано в договоре аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг.

Директор, передавший полномочия по документообороту сторонней организации, может привлечь ее к ответственности при возникновении определенных ситуаций:

• несвоевременная сдача отчетности – пропущены сроки, установленные законодательством;
• неправильный расчет налогов;
• порча или потеря документов.

Почти все аутсорсинговые фирмы прописывают в договоре свою готовность отвечать за ошибки. Однако объем этой ответственности будет зависеть от конкретного случая. Нельзя обвинить компанию по аутсорсингу, если, например, сам клиент совершил неправомерные действия. Сюда можно отнести передачу неполного пакета документации, предоставление документов с неверными данными или когда клиент несвоевременно перечислил налоги.

В случае если бухгалтер на аутсорсинге ошибся в расчетах, но при этом клиент передал правильно заполненные первичные документы, то виновата будет аутсорсинговая компания.

Но если заказчик предоставил недостоверную документацию, то и ответственность за это будет нести только он.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Прежде чем принимать окончательное решение о переходе на новый метод работы с документооборотом, необходимо тщательно взвесить все плюсы и минусы такого подхода.

Среди основных преимуществ бухгалтерского аутсорсинга можно выделить следующие:

• профессионализм сотрудников. Компании, специализирующиеся на ведении клиентской бухгалтерии, очень качественно подходят к подбору персонала. Специалистов тестируют и регулярно обучают по специальной системе. Работа в таких структурах настолько отлажена, что вероятность возникновения какой-либо ошибки минимальна;
• экономия финансов. При найме штатного бухгалтера возникает необходимость в оплате его рабочего времени, отпуска, больничного листа и отчислении в различные фонды. При выборе работы на аутсорсинге расходы значительно сокращаются;
• отсутствие текучки кадров. Аутсорсинговые компании содержат большой штат специалистов. Следовательно, риск, что поставленная задача не будет выполнена, исключается;
• защита информации. Договор бухгалтерского аутсорсинга включает пункт о неразглашении данных. Именно аутсорсер обеспечивает информационную безопасность. Со штатным сотрудником этот пункт обговаривается не всегда, поэтому нет уверенности, что информация не будет передана третьим лицам;
• новейшее технологическое обслуживание. Фирмы по оказанию финансового и налогового документооборота используют самое современное ПО и оборудование;
• страхование рисков. Любое нарушение со стороны аутсорсинговой компании будет компенсировано заказчику.

Недостатки:

• ответственность. Даже если договор предусматривает полную передачу бухгалтерской и налоговой документации на аутсорсинг, это не ограждает заказчика от ответа за возникшие ошибки. Кроме того, важно учитывать тот факт, что при найме фрилансера, а не специализированной компании, клиент сам несет ответственность за все возможные риски;
• риск выбрать неправильного партнера. Нужно понимать, что передача документов по бухгалтерии компании сторонним лицам – серьезный шаг, и подходить к нему необходимо осознанно. Не стоит гнаться за дешевизной, это чревато огромными проблемами в бизнесе.

Кроме того, не все организации готовы к отказу от штатного бухгалтера. Даже при частичном переводе финансовых обязательств на аутсорсинг такое решение может оказаться нерациональным.

В любом случае, когда заказчик принимает решение заключить договор с аутсорсером, он должен понимать, что от этого будет зависеть эффективность всей организации. И перед тем как сделать это, необходимо продумать все возможные риски, выстроить грамотный план по переходу на новый режим.

Как контролировать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге

Аутсорсинговые компании, которые дорожат своей репутацией и подходят к работе ответственно, будут вести финансовую деятельность открыто. Заказчикам может быть предложен личный кабинет, где он сможет самостоятельно следить за выполнением порученных аутсорсеру задач. Кроме того, ему будет предоставлен круглосуточный доступ к базам бухгалтерии.

Также нужно понимать, что бухгалтерская фирма сама заинтересована в том, чтобы улучшать качество контроля над выполняемыми ею процедурами, поскольку за все действия она отвечает своими финансами.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

В поиске лучшего бухгалтерского аутсорсинга желательно придерживаться следующих критериев, которым должна отвечать фирма-подрядчик:

• время присутствия фирмы на рынке. Чем дольше она существует, тем лучше;
• наличие офиса. Клиент сможет лично прийти и оценить всю деятельность специалистов;
• положительные реальные отзывы. Это позволит потенциальному заказчику лично поговорить с клиентами и узнать интересующую его информацию;
• наличие сайта. Он должен не просто работать, но и постоянно обновляться;
• должная квалификация и опыт сотрудников. Желательно сделать запрос на получение информации о профессионализме специалистов, работающих в бухгалтерской фирме. Также рекомендуется уточнять наличие в ней юристов, адвокатов и других работников;
• оперативная техподдержка. Важно выяснить, насколько быстро она реагирует и отвечает на запросы;
• наличие страховки и сертификата безопасности.

Также желательно узнать, как проходит рабочий процесс, как вводится и хранится документация, какие принимаются меры по ее защите. Заранее нужно внимательно изучить условия договора, обязательно обратить внимание на правила ведения финансовой отчетности. Если их нет, то вряд ли можно будет рассчитывать на высокое качество обслуживания.

Преимущества сотрудничества с «Инфинанс»

Компания «Инфинанс» – один из лидеров на российском рынке, предоставляющий услуги аутсорсинга по бухучету. Фирма имеет отличную репутацию, работает открыто и исключительно в интересах своих клиентов.

Заключив договор с «Инфинанс», больше не придется нести дополнительные расходы, в финансовой документации будет порядок, а прибыль начнет расти. Бизнес будет в безопасности и под юридической защитой.

Ведение бухгалтерии в компании необязательно подразумевает создание дополнительного штата сотрудников. Частично или полностью работу с финансовой отчетностью можно поручить в специальной фирме, занимающейся бухучетом. Основной документ при переходе на бухгалтерский аутсорсинг – договор, в котором четко прописываются все условия и обязанности обеих сторон. От того, насколько подробно он составлен, во многом зависит дальнейшее сотрудничество. К выбору аутсорсинговой компании нужно подходить ответственно и осторожно.