Кассовый аппарат: необходимость, регистрация, применение

Многие ИП обязаны вести регистрацию всех расчетов с покупателями через кассу. Требования к кассовому аппарату прописаны в №54-ФЗ РФ. Если неправильно эксплуатировать оборудование, ИП грозит штраф. Поэтому мало приобрести технику, нужно еще уметь ею пользоваться, а именно знать порядок регистрации, настроить для правильной передачи данных, вести учет и формировать чеки.

В каких случаях применяют кассовый аппарат

Все ИП и организации, с которыми клиенты расплачиваются наличными деньгами или картами, согласно ст. 2 ФЗ от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении ККТ», обязаны совершить установку ККМ (контрольно-кассовой машины). Невыполнение требования грозит наложением серьезных штрафных санкций.

Применение кассового аппарата обязательно для ИП или организаций, которые получают оплату от физического лица, не зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, посредством перевода денег на счет. Например, при оплате в интернет-магазине, зачислении финансов через систему быстрых платежей или переводе на соответствующие реквизиты.

Что такое онлайн-касса и кому она нужна

В законодательстве Российской Федерации применяется термин «контрольно-кассовая техника». Она также может обозначаться как касса или ККТ. Это специализированное оборудование для формирования кассовых документов, их печати и записи в фискальный накопитель (чип, установленный внутри ККМ).

Кроме того, посредством ККТ данные обо всех кассовых операциях передаются в ФНС онлайн через оператора (ОФД). По этой причине оборудование получило еще название онлайн-касса.

Требования к применению ККМ распространяются на всех ИП и организации. Однако есть исключения из правил, например лица, оформившие самозанятость, мастера, ремонтирующие обувь, няни и другие. Ознакомиться с полным перечнем видов деятельности, подпадающих под эту категорию, можно в ст. 2 закона № 54-ФЗ.

Выделяют также тех, кто в обязательном порядке должен устанавливать кассовый аппарат, но при этом может пропустить подключение к ОФД. Вся информация будет храниться в накопителе. По истечении его срока владелец ККМ отправляет данные в ФНС.

Каким должен быть кассовый аппарат

С февраля 2017 года возможен учет только новых ККТ или старых модернизированных с обязательным прохождением перерегистрации. Подробно узнать о предъявляемых требованиях можно в ст. 4 № 54-ФЗ.

Должны быть соблюдены следующие нормы:

• заводской номер на корпусе;
• наличие устройства, позволяющего печатать фискальные документы;
• часы, показывающие реальное время, встроенные внутрь оборудования;
• возможность передачи данных на накопитель, формирования и отправки документов оператору в электронной форме сразу после поступления информации в накопитель;
• печать QR-кода размером 20×20 мм и более;
• прием от оператора подтверждения, что данные получены;
• считывание данных, которые записываются и хранятся в памяти на протяжении пяти лет после окончания срока эксплуатации ККМ.

Купить кассовый аппарат можно только из специального реестра, который есть на сайте налоговой службы. Новый ККТ с возможностью подключаться к Интернету будет стоить в пределах 25–45 тысяч рублей. Цена на ОФД начинается от 30 тысяч рублей.

Регистрация кассового аппарата

Порядок регистрации ККМ трактуется специальным регламентом, который был утвержден согласно приказу Минфина от 29.06.2012 № 94н. Во втором приложении к нему есть подробная схема, как регистрировать, перерегистрировать или снимать с учета онлайн-кассу.

Постановка ККТ на учет проводится в ФНС по месту прописки ИП, для организаций – в соответствии с их юридическим адресом.

Необходимые документы, которые нужно будет предъявить для регистрации контрольной машины:

• заявление, составленное в соответствии с утвержденной формой;
• договорное соглашение о техподдержке кассового аппарата;
• паспорт ККМ.

Иногда налоговики просят предоставить дополнительную документацию, например договор с арендодателем помещения или документ, который подтвердит, что контрольно-кассовая машина действительно была куплена. Эти требования могут быть оспорены, но по желанию документы можно взять с собой.

Если регистрацию проводит не сам предприниматель, а его представитель, обязательно потребуется соответствующая доверенность.

После того как документы будут приняты, инспектор назначит день, время и место, где ему необходимо будет осмотреть ККМ. При этом процессе обязательно должен присутствовать сам налогоплательщик или его доверенное лицо и сотрудник ЦТО. Налоговик проверяет введенные данные (ФИО ИП, название предприятия, номер кассовой техники, ИНН, порядок нумерации чеков, данные о совершенной покупке).

Далее аппарат подлежит фискализации и проверяется на исправность. Затем инспектор выполняет его регистрацию в книге учета с проставлением соответствующих отметок в иных важных документах и выдает регистрационную карточку на ККМ. После выполнения всех этапов оборудование можно вводить в работу.

План действий по регистрации кассового аппарата

Первый этап заключается в выборе оборудования из специального реестра. Далее генеральному поставщику необходимо направить соответствующее обращение для покупки. Следующим шагом будет подача документов в ФНС. Поле этого кассовый аппарат осматривают и регистрируют.

Кроме того, нужно помнить о необходимости перерегистрации, основанием для чего может быть замена ЭКЛЗ или иные требования, регламентируемые на законодательном уровне.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно требованиям закона, использовать ККМ обязано большинство индивидуальных предпринимателей. Под исключение попадают только те компании, которые есть в перечне в ст. 2 № 54-ФЗ.

Кому не нужен ККТ для ИП

От установки освобождаются ИП, получающие безналичный расчет посредством перевода на счет от юрлиц. Помимо этого, в использовании ККТ нет необходимости тем, кто применяет режим НПД, то есть самозанятым.

Требования к приобретению ККМ также не относятся к следующим категориям:

• предоставление питания в образовательных организациях;
• торговля в киосках журналами и газетами, мороженым и напитками на розлив;
• оказание услуг в библиотеках, находящихся в ведении государства;
• услуги сиделки.

Полный перечень представлен в ст. 2 закона. От обязанности купить ККМ освобождаются еще некоторые ИП на патенте и ведущие торговлю в местностях, получивших статус труднодоступных или отдаленных.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Необходимо приобрести аппарат и пройти регистрацию. После этого потребуется ввод списка по предоставляемым товарам, работам, услугам.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Регистрировать оборудование допускается двумя способами. Можно лично посетить ФНС или оставить заявку на их официальном сайте.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Если ККМ отсутствует или эксплуатируется с нарушениями, к ИП могут быть применены штрафные санкции. Если не пользоваться кассой, штраф составит до 50 % от оборота, который не был зарегистрирован (минимальный размер 10 тысяч рублей). При повторном нарушении деятельность предпринимателя приостанавливается на три месяца.

Если выявлены недочеты при регистрации или применении контрольно-кассовой машины, штраф составит до 3 тыс. руб. Если клиенту не предоставлен чек – в пределах 1,5 тыс. руб., в случае нарушения сроков, в течение которых необходимо предъявить документы в ФНС для регистрации, – до 3 тыс. руб.

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Отказ от ФНС в регистрации кассового аппарата возможен, когда об оборудовании отсутствуют сведения в реестре накопителя или ККТ, машина числится украденной или утерянной, в заявлении содержится недостоверная или неполная информация.

Кроме того, получить отказ можно, если адреса установки и эксплуатации кассы, работающей в автономном режиме, не будет в перечне местностей, которые считаются отдаленными, что утверждено законом.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Если пропало интернет-соединение, после его возобновления вначале необходимо проверить, ушли ли чеки, пробитые во время отключения, в ОФД. Если нет, нужно подождать два дня. В том случае, когда отправка всё равно не произошла, рекомендуется вызвать специалиста, обслуживающего эту кассу.

При поломке или отключении в момент перебоя подачи электроэнергии торговля не должна продолжаться, даже если будет предоставляться товарный чек. На случаи поломки желательно иметь дополнительное оборудование. После возобновления работы пробиваются коррекционные чеки с признаком расчета «приход» на каждую сумму по операциям, проведенным в момент, когда ККМ не эксплуатировалась.

Если на ККТ была совершена DDoS-атака или аппарат подвергся блокировке со стороны ОФД, фискальные данные должны быть переданы оператору сразу после возобновления работы, но не позже 30 дней.

Чтобы избежать проблем, установку и регистрацию ККТ лучше доверить профессионалам. Например, можно обратиться в компанию «Инфинанс», где опытные сотрудники помогут подготовить документы, вместе с вами пройдут регистрацию и покажут, как правильно использовать кассу.

Использование кассового аппарата – обязательное требование к большинству индивидуальных предпринимателей и организаций. Оборудование должно соответствовать всем установленным правилам и пройти обязательную регистрацию. Для лиц, деятельность которых не входит в перечень освобожденных от ККТ (но при этом они ее не используют), могут применяться штрафные санкции, а повторное нарушение грозит приостановкой ведения торговли.