Как составить рабочую инструкцию для бизнеса

Вопрос о том, кто разрабатывает должностные инструкции на предприятии, является актуальным для всех, кто решил заняться предпринимательской деятельностью. Этот документ является обязательным для любой компании, поскольку фиксирует права и обязанности работника, занимающего определенную должность, отражает требования к его квалификации, устанавливает порядок взаимодействия между остальными сотрудниками. Поэтому каждому начинающему бизнесмену необходимо знать, что собой представляет должностная инструкция, ее цели, когда она необходима и как правильно ее составить.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой локальный документ, который разрабатывается с учетом задач и целей организации или для конкретного работника на определенной должности. В ней указываются права, обязанности, ответственность сотрудника, порядок поощрения и наказания за какие-либо конкретные действия.

На разных предприятиях этот документ может иметь различные названия: должностная инструкция, регламент или иное. К наименованию и содержанию законодательство Российской Федерации не предъявляет единых требований.

Для каких целей используется

Основная задача документа заключается в определении и утверждении дел, которыми обязан заниматься сотрудник, а также правил взаимодействия с остальными работниками и руководством.

Стоит отметить, что в трудовом кодексе нет такого понятия, как должностная инструкция. Закон определяет только право работодателя на принятие локальных законодательных норм. Поэтому составление инструкции – это право руководителя, но не обязанность. Если компания небольшая, такой вариант сотрудничества даже лучше – нет необходимости в регистрации и хранении большого количества бумаг.

Но большая численность персонала требует жесткого контроля и максимального управления, и без должного документа сделать это не всегда представляется возможным. По этой причине руководство часто прибегает к составлению должностных инструкций. Это удобно для коллектива, так как сотрудники имеют четкое представление о своих обязательствах, и руководству проще следить за дисциплиной и исполнением обязанностей работниками. Кроме того, должностной регламент помогает работникам и работодателям защищать свои права и интересы.

Если такой документ будет отсутствовать, ни к какой ответственности руководителя предприятия не привлекут. Но если инструкцию разработали и утвердили, то и соблюдать ее придется обеим сторонам.

Случаи, когда должностная инструкция необходима в обязательном порядке

У государственных служащих, например у военнослужащих, регламент должен быть в обязательном порядке. Как составлять должностную инструкцию, что в ней должно быть, прописано в приказах соответствующих ведомств.

Если сотрудник выполняет свою работу на обычном предприятии, то необходимости в том, чтобы разрабатывать такой регламент, нет. Руководитель компании не может быть наказан за отсутствие документа. Он сам вправе определять, нужен ему этот документ или нет.

Кто должен составлять должностные инструкции

Составлять должностные инструкции должен сам руководитель, юристы, кадровики или же уполномоченный сотрудник. Но при этом работу не должен делать один человек.

В качестве примера можно рассмотреть следующую ситуацию. Автосервис нанимает слесаря, для которого требуется оформление регламента. Перед директором встает вопрос, кто может выполнить поручение. Да, кадровик хорошо знает статьи ТК РФ, но в этой должности не разбирается. Поэтому он находит первый образец, распечатывает его и предлагает новому сотруднику подписать. Работник внимательно изучает документ и понимает, что процессы, прописанные в нём, уже давно устарели. Конечно, он может поставить свою подпись, но, когда речь зайдет о наказании за неисполнение обязанностей, предъявить ему что-то будет проблематично. Сам слесарь также не получит никаких преимуществ. Следовательно, время и силы потрачены, толку от такой инструкции немного.

Если доверить разработку регламента только юристам, то тоже будут определенные нюансы. Как правило, сотрудники юридических фирм просто занимаются переписыванием норм и пунктов, которые подходят под деятельность организации. Такой документ будет достаточно убедительным, но про обязательства слесаря в нём вряд ли будет что-то сказано. Поэтому доверять оформление только юристу тоже не стоит.

Секретарь также мало что понимает в специальности или не разбирается в ней вовсе. Он скачивает готовый образец из Интернета и дает на подпись. Но при ознакомлении может получиться так, что слесарь, обслуживающий грузовые автомобили, и слесарь, обслуживающий легковые автомобили, – это две совершенно разные должности. Такая инструкция также может не подойти.

Если говорить о руководителе автосервиса, он, конечно, может написать хороший регламент, только если сам когда-то занимал должность автослесаря и знает о ней все.

Таким образом, получается, что главным лицом остается сам слесарь. Непосредственно он может согласовать все нюансы с работодателем, который впоследствии утвердит документ, при этом кадровик проверит правильность составления, юрист – соответствие нормативным актам.

Форма представления и как оформить согласно ГОСТу

Единой формы, в соответствии с которой можно разработать должностную инструкцию, нет. Основное внимание при этом должно быть уделено ее содержанию.

Обязательно наличие титульного листа, на котором обычно указывают такие реквизиты:

• наименование предприятия согласно регистрационным данным;
• название документа;
• Ф. И. О. сотрудника, имеющего полномочия утверждать или ставить свою подпись на регламенте;
• дата, когда был составлен документ;
• при ведении учета документооборота – регистрационный номер.

Когда работник подписывает регламент, он автоматически соглашается добросовестно исполнять вверенные ему обязанности. Руководитель при этом должен перечислить все необходимые условия, созданные им для работы.

Если говорить об особенностях оформления должностного регламента, то в нём достаточно прописать обязанности для конкретного сотрудника.

Классификация

Должностные инструкции подразделяются на два вида – типовые и индивидуальные.

В первом случае документ разрабатывается для конкретной категории персонала/должности. Фамилии не указываются.

Персонифицированный регламент составляется под определенного работника. В нём прописывается специализация и Ф. И. О. сотрудника.

Содержание должностной инструкции

Для более легкого восприятия документ принято разбивать на разделы. Как правило, это могут быть следующие пункты:

1. Заголовок. Наименование документа, организации, должности, также может быть Ф. И. О., если инструкция предусмотрена для конкретного лица.
2. Общие положения – порядок замещения, требования к квалификации, чьи поручения обязуется исполнять работник и прочее.
3. Обязанности и функции. Все требования прописываются максимально детально.
4. Права – что сотрудник может требовать от остальных и порядок взаимодействия.
5. Ответственность – действия, за которые придется отвечать.

В должностной инструкции также может быть такой раздел, как «Взаимодействие». В нём обычно пишут, с каким вопросом и к какому лицу вправе обращаться работник, у кого он в подчинении.

Порядок утверждения и подписания

Документ утверждается путем проставления в верхнем углу справа грифа «Утверждаю», также обязательно указание должности начальника с подписью. Требование прописано в ГОСТ Р 7.0.97-2016, но исполнять его необязательно. При отсутствии грифа руководитель имеет право расписаться в любом месте. Это не будет нарушением.

Свою подпись ставит и сотрудник. Если он отказывается это делать, оформляется должный акт. Но и в этом случае руководство всё равно вправе требовать с него исполнения обязанностей. Подпись всего лишь подтверждает, что человек ознакомился с должностной инструкцией.

Как вносить изменения

Часто именно руководитель становится инициатором подобного действия. Работник о новшествах уведомляется письменно за 60 дней.

Как правило, условия для изменений следующие:

• реорганизация;
• смена названия должности или штатного расписания;
• пересмотр технологического процесса.

Если просто уменьшается или увеличивается объем работ, достаточно только внести соответствующие изменения в существующую инструкцию.

Чтобы изменить регламент, издается соответствующее распоряжение. При этом сотрудник знакомится с ним под подпись. Копия прикладывается к существующей инструкции. Второй вариант – разрабатывается новая должностная инструкция.

Распространенные ошибки

Хороший регламент необязательно большой. Достаточно сделать всего один лист, но в нём будут конкретные пункты.

Еще одна ошибка – переписывание формулировок из статьи 21 ТК РФ. Этого делать нельзя.

Нежелательно также использовать общие выражения и фразы. Подобное часто встречается в ситуациях, когда руководитель дает приказ по увеличению объема. Когда сотрудник, составляющий инструкцию, не имеет представления, что еще в нее включить, он обычно пользуется общими оборотами и фразами.

Правильно составленный должностной регламент всегда будет отвечать на вопрос, что входит в обязанности сотрудника.

Если вы не знаете, как правильно составлять должностную инструкцию, но понимаете ее необходимость, лучше обратиться за помощью к специалистам, например в консалтинговую компанию «Инфинанс». Опытные сотрудники ответят на все интересующие вопросы и помогут в разработке документа.

Нюансы подготовки

Индивидуальному предпринимателю нет необходимости разрабатывать должностные инструкции.

При замещении и выполнении обязанностей другого сотрудника в составлении нового документа нет необходимости. Достаточно ознакомить человека с инструкцией. Обязательно с проставлением подписи.

Должностная инструкция – это необязательный документ, но при условии правильного оформления она может помочь при защите прав и интересов как руководителя, так и сотрудников.