Как выстроить систему управления в компании

В условиях конкуренции на современном рынке очень непросто сделать компанию успешной. Определяющее значение имеет грамотно выстроенное, эффективное управление. Для ответа на вопрос, как выстроить систему управления в компании, необходимо знать основные правила менеджмента.

Что такое система управления

Под этим термином подразумевается обширный комплекс взаимосвязанных процессов, методов и инструментов, регулирующих деятельность компании и обеспечивающих ее успешность. При разработке системы управления необходимо учитывать все аспекты деятельности предприятия. Важные составляющие системы:

• бизнес-планирование – формулирование целей и задач компании, определение способов и путей их достижения;
• иерархическая структура – разработка штатного расписания и должностных инструкций, формирование управленческой политики компании;
• бизнес-процессы – выстраивание эффективного механизма управления производством для получения максимальной прибыли при минимальных затратах;
• кадровая политика – выработка критериев подбора сотрудников, создание эффективной структуры обучения и управления кадрами;
• финансовый менеджмент – управление финансовыми потоками, планирование бюджета, ведение отчетности;
• маркетинг – эффективное продвижение товаров или услуг, расширение рынков сбыта, реклама.

Грамотно разработанная система управления позволит:

• увеличить производительность предприятия;
• оптимизировать логистику;
• рационально расходовать ресурсы;
• увеличить прибыль;
• повысить заинтересованность персонала в достижении общего результата;
• обеспечить соблюдение норм трудового законодательства.

Принципы функционирования

При разработке системы управления компанией необходимо учитывать ряд принципов, соблюдение которых приведет к успеху:

• постановка продуманных, четко сформулированных целей;
• эффективное комбинирование централизации (подчинения управляющему центру, который координирует работу всех подразделений) и децентрализации (делегирования части полномочий нижестоящим сотрудникам, что обеспечивает гибкость управления и его адаптивность к изменяющимся условиям);
• возможность доступа к достоверной информации о работе компании в режиме реального времени, что позволит своевременно вносить корректировки в принятые решения;
• адаптивность системы управления, возможность ее корректировки при изменении внешних условий;
• простота и удобство системы, позволяющие применять ее с наибольшей эффективностью на любом уровне;
• обеспечение стабильного состава работников – создание комфортных условий труда, отсутствие текучки кадров сокращает расходы на адаптацию и обучение новых сотрудников;
• продуманная схема контроля и отчетности, когда четко и прозрачно оценивается работа каждого сотрудника;
• специализация труда – каждый сотрудник получает конкретный участок работы, соответствующий его должности, квалификации и опыту;
• эффективная система стимулирования и мотивации работников всех уровней, обеспечивающая заинтересованность персонала в инициативной и качественной работе, повышении прибыльности компании;
• поощрение стремления работников к повышению квалификации – это может быть обучение на этом же предприятии или в учебных заведениях, полностью или частично оплачиваемая компанией; развитие сотрудников означает движение вперед и увеличение эффективности самой компании.

Структура системы управления

Менеджмент современной компании может выстраиваться по разным методикам. Сложность его структуры зависит от характеристик компании: масштабов организации, разнообразия ее деятельности, отрасли работы, количества сотрудников и прочих. В любом случае в структурной схеме выделяются две основные части:

• управляющая – административно-управленческая, в которую входят руководители разного уровня и службы, обеспечивающие их работу;
• управляемая – производственные подразделения, которые производят товары или оказывают услуги.

Для эффективного функционирования системы управления компанией необходимо сформировать структуру подчиненности и связей между руководителями и подчиненными. По этим признакам организационные структуры делят на вертикальные и горизонтальные.

Вертикальная организационная структура

Этот тип управления, при котором идет строгое подчинение нижестоящих работников вышестоящим, также называют иерархическим. Визуально его можно представить в виде пирамиды, в основании которой – рядовые работники, а выше располагаются руководители, поднимающиеся по мере возрастания ранга.

Во главе компании стоит генеральный менеджер, который опирается на заместителей по отдельным направлениям. У каждого зама есть команда подчиняющихся ему руководителей более низкого уровня, и так до рядовых исполнителей.

Реализация вертикальной структуры требует административных методов воздействия и четкого распределения обязанностей. Она привычна, проста для внедрения, легка в функционировании. Но ее эффективность значительно снижается из-за длинной цепочки между верхушкой и основанием пирамиды. Это приводит к задержкам с исполнением поручений руководства, которые передаются сверху вниз через ряд звеньев, и к искажению информации об их исполнении, которая идет в обратном направлении.

Горизонтальная организационная структура

Горизонтальная, или органическая, структура выстраивается из объектов, находящихся на одном уровне управления и не подчиняющихся друг другу. Участники рабочего процесса отказываются от сложной иерархической подчиненности. Равноправные структурные единицы подчиняются одному общему руководителю, выстраивая между собой горизонтальные связи. Таким образом, распоряжение руководства передается через одно-два звена без задержек и искажений.

Горизонтальную структуру менеджмента выстраивать сложнее, чем вертикальную. Административные методы воздействия здесь малоэффективны – нужна денежная мотивация, основанная на рыночных отношениях. Горизонтальное управление требует эффективного взаимодействия всех участников структуры, что невозможно без личной заинтересованности и инициативы работников, их нацеленности на общий результат.

Сложности выстраивания горизонтальной структуры полностью оправдывают себя конечным результатом. Благодаря отсутствию лишней бюрократии распоряжения руководства попадают к подчиненным без задержки и искажений, что приводит к их оперативному и качественному исполнению. С такой же оперативностью подается информация и в обратном направлении, поэтому руководство имеет возможность сразу находить пути решения возникающих проблем. Гибкое и адаптивное управление дает компании конкурентное преимущество, позволяя оперативно реагировать на все изменения рынка.

Возможна реализация смешанной структуры управления, в которой выстраиваются и вертикальные, и горизонтальные связи. Уровень сложности структуры тем выше, чем разнообразнее сферы деятельности предприятия.

Методы управления

Очевидно, что успешность компании зависит от рабочего коллектива. Выделяют три основных типа функционирования сотрудников:

• вынужденное – работник выполняет свои обязанности нехотя, только при условии постоянного контроля со стороны руководства, к которому чувствует стойкую неприязнь;
• пассивное – сотрудник работает добросовестно, но не проявляя инициативы, строго в рамках должностных обязанностей и полученных распоряжений;
• осознанное – сотрудник заинтересован в конечном результате, участвует в постановке задач, по своей инициативе ищет креативные пути их решения, стремится выполнить свою работу максимально эффективно.

Задача руководящего звена – добиться осознанной работы всех сотрудников, используя различные методы управления. По характеру воздействия методы бывают:

• экономические – стимулирование сотрудников по результатам работы, расчеты для обеспечения прибыльности, направление средств на развитие предприятия, инвестиции, кредитование, грамотное ценообразование и другие;
• организационно-административные – должностные инструкции, оговаривающие обязанности каждого работника, различные нормативные акты и производственные регламенты, регулярные инструктажи персонала, дисциплинарные взыскания за нарушения, административные способы мотивирования сотрудников;
• социально-психологические – направлены на формирование благоприятного микроклимата внутри рабочего коллектива; к ним относится обустройство комфортных рабочих мест, проведение соревнований внутри коллектива с награждением победителей, предоставление социального пакета, проведение корпоративных мероприятий и прочее.

Модели управления

Модели управления можно классифицировать по разным признакам. Важнейший фактор – степень авторитарности руководителя. С этой точки зрения выделяют две крайности – авторитарную и демократическую модели.

В авторитарной системе все решения принимаются руководителем единолично. Такой стиль руководства оправдан в период становления компании, в условиях жесткой конкуренции, а также в экстремальных обстоятельствах. В таких ситуациях необходимо быстро принимать решения, не отвлекаясь на согласования, что и способен сделать талантливый и не боящийся брать на себя ответственность руководитель. Но при стабильной, налаженной работе компании авторитарный стиль станет тормозом.

Демократическая модель предполагает полное делегирование руководителем своих властных полномочий коллективу. Командная работа доказала свою эффективность, совместное принятие решений позволяет найти лучший вариант. Но даже команда единомышленников нуждается в общем руководстве. Поэтому лучших результатов добиваются компании, в которых найден разумный баланс между авторитарностью и делегированием решений.

Типичные ошибки

Формирование эффективной системы управления – процесс сложный и многоэтапный, при котором неизбежно возникают ошибки. Важно вовремя выявлять их, определять причину возникновения и ликвидировать проблему.

Одна из типичных ошибок – желание улучшить всё и сразу, решая все поставленные задачи одновременно. Специалисты советуют использовать систему приоритетов, присвоив каждой задаче свой и отведя на ее решение определенный отрезок времени.

Еще одна рекомендация – постоянно искать пути совершенствования системы. То есть после внедрения нового механизма какое-то время необходимо наблюдать за его работой, по результатам наблюдений оценивать эффективность и при необходимости вносить корректировки.

Выстраивание системы управления компанией – процесс сложный и многоэтапный, но совершенно необходимый для успешности бизнеса. Менеджмент определяет финансовую устойчивость и конкурентоспособность компании на рынке. Система может создаваться с нуля, на этапе планирования бизнеса, или формироваться путем оптимизации уже существующей. Во втором случае рекомендуется не проводить глобальную модернизацию, а поочередно оптимизировать отдельные участки: находить проблему, тормозящую развитие участка, и решать ее, после чего переходить к анализу работы другого объекта.

Компания «Инфинанс» предлагает услуги комплексного финансово-юридического сопровождения вашего бизнеса. Помощь высококвалифицированных специалистов – это гарантия юридической безопасности, максимальной оптимизации налогообложения, идеального порядка в финансовой документации.