Договоры на аутсорсинг: как обезопасить свой бизнес при работе с внешними подрядчиками

При заключении договора на аутсорсинг необходимо предусмотреть не только обязанности удаленных сотрудников и порядок взаимодействия с руководителями компании и смежными подразделениями, но также учесть все бухгалтерские, юридические, налоговые и кадровые нюансы. При этом типовой договор аутсорсинга адаптируют под специфику конкретной организации с учетом сферы деятельности и утвержденной организационной структуры.

Содержание типового договора аутсорсинга

Вне зависимости от направления работы нанятых на аутсорсе сотрудников типовой договор аутсорсинга должен содержать стандартные блоки для соответствия юридическим требованиям:

• предмет договора – утверждает характер и объем выполнения услуги, которую предоставляет исполнитель юридическому лицу;
• сроки действия – предполагают дату начала работы, а также продолжительность сотрудничества и дату расторжения или необходимость пролонгации соглашения;
• требования к выполнению услуги и методы контроля – характеризуют условия принятия выполненной работы заказчиком, а также предусматривают установку отчетного периода;
• характер оплаты – объем и порядок расчетов с исполнителем за оказание услуги;
• порядок расторжения договора и штрафы за несоблюдение сторонами отдельных пунктов.

При этом стандартный образец оказания услуг по договору аутсорсинга важно проверить на соответствие с учетом сферы деятельности исполнителя, сезонности бизнеса и других индивидуальных факторов, влияющих на качество и объем работы персонала.

Особенности типового документа аутсорсинга

В настоящее время законодательство РФ не регламентирует составление договора аутсорсинга, но порядок заключения зависит от характера сотрудничества. Так, конкретика блоков об оказании услуги отличается при заключении соглашения со специалистом-фрилансером и при обращении в кадровое или отраслевое консалтинговое агентство.

Кроме того, на вид документа влияет и продолжительность сотрудничества с исполнителем: долгосрочный договор аутсорсинга подобен стандартному трудовому договору, а временное оказание услуги прописывает нормативы взаимодействия с персоналом компании в рамках отдельного проекта.

Несмотря на отсутствие официальных нормативов, документ должен быть написан юридическим языком в терминологии Гражданского кодекса, что упростит процедуру внешнего урегулирования споров с исполнителем при их возникновении.

Типовой договор аутсорсинга: порядок подписания

При обращении в кадровое или консалтинговое агентство заказчику обычно предоставляют образец документа, который впоследствии корректируют на основе индивидуальных пожеланий клиента. В случае заключения соглашения с исполнителем на фрилансе необходимость составления документа ложится на партнера-работодателя. При этом чаще всего заключают договор возмездного предоставления услуг.

Порядок подписания включает несколько этапов:

• составление и корректировка документа – независимо от формата сотрудничества, необходимо проработать пункты договора аутсорсинга таким образом, чтобы удовлетворить пожелания исполнителя и заказчика;
• утверждение обеими сторонами – после корректировки текста документ должны подписать должностные лица – руководитель или исполняющий обязанности руководителя и сам исполнитель. На этом этапе важно проверить правомерность соглашения с помощью юриста;
• оформление дополнительной документации – может потребоваться в зависимости от специфики оказания услуг. Например, получение доверенностей, рабочих материалов, образцов от заказчика.

В ходе долгосрочного сотрудничества может потребоваться дополнительное соглашение, где прописывают порядок взаимодействия исполнителя со смежными подразделениями, механику карьерного роста.

Какие документы нужно подготовить для договора

Перед оказанием услуг исполнителем на аутсорсе недостаточно заключить соглашение: необходимо проверить документацию, которая соответствует правовым стандартам сотрудничества с юридическими или физическими лицами, сертификаты о квалификации персонала. Прежде всего следует проверить контрагента в публичных данных ФНС, ФССП и реестре недобросовестных партнеров. При работе с кадровым или консалтинговым агентством также запрашивают лицензию на предоставление соответствующих услуг.

Важно предусмотреть не только порядок работы нанятых сотрудников, но и составить допсоглашение о неразглашении информации, если работа предполагает доступ к секретным данным или коммерческой тайне предприятия. В этом случае прописывают сроки неразглашения после прекращения сотрудничества.

Что должно быть в договоре на бухгалтерский аутсорсинг

Часто начинающим предпринимателям невыгодно нанимать штатного бухгалтера, но знаний в отрасли недостаточно для подготовки внутренней или обязательной отчетности. В этом случае аутсорсинг позволяет выбрать механику сотрудничества с учетом нужного объема бухгалтерских операций. Порядок составления договора зависит от характера работы – комплексного бухгалтерского сопровождения или разовых услуг. В обоих случаях пункты договора должны содержать информацию:

• условия и сроки представления заказчиком первичной документации;
• порядок подготовки распоряжений для бухгалтера на аутсорсе;
• уровень вовлеченности исполнителя во внутренние процессы компании (проведение сделок, личное присутствие в офисе заказчика);
• нормативы и сроки формирования обязательной и управленческой отчетности.

За бухгалтером закрепляют обязанность представления интересов заказчика в ИФНС и своевременных отчетов руководящему составу компании-заказчика о текущих и плановых финансовых показателях.

Что важно предусмотреть в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Для предотвращения непонимания с сотрудником на аутсорсе и штрафов со стороны государственных регулирующих органов в соглашении необходимо учитывать следующее:

• право подписи первичной документации и сроки оказания услуги – важно предусмотреть периодичность взаимодействия с бухгалтером как в рамках ежегодной отчетности, так и при работе с текущими документами;
• порядок работы с ошибками – необходимо прописать в соглашении схему взаимодействия исполнителя и заказчика при выявлении ошибки: чаще всего в договоре указывают необходимость согласования действий с руководителем в конкретный временной промежуток;
• ответственность бухгалтера в рамках несоблюдения пунктов договора и возмещения убытков заказчику;
• конфиденциальность доступа к данным о компании.

Отдельным пунктом стоит отметить условия досрочного расторжения соглашения при условии отсутствия взаимных претензий: здесь прописывают период, в течение которого исполнитель должен сообщить о намерении прекратить оказание услуг.

Какие возникают риски при оформлении договора аутсорсинга

Прежде всего, риски при заключении договора аутсорсинга связаны с недостаточным информированием руководителя компании и задержкой принятия решений. Кроме того, необходимо оценивать эффективность работы сотрудников на аутсорсе с точки зрения профессиональной квалификации, скорости исполнения поставленных задач и доступности в удобное для заказчика время. Некачественное оказание услуги влечет за собой внутренние и внешние проблемы для компании: информационные ошибки, снижение репутации у партнеров и заказчиков, а иногда – окончательную потерю клиента.

Отличия аутсорсинга от аутстаффинга

При переходе на удаленный формат работы важно отличать форматы сотрудничества. Если аутсорс предполагает работу с исполнителем без смены условий труда, то аутстаффинг – полноценный вывод собственных штатных сотрудников под управление стороннего кадрового агентства.

Таким образом, персонал выполняет работу на территории работодателя-заказчика, но формальным работодателем выступает кадровое агентство. Такая форма работы позволяет снизить затраты предприятия на мотивацию сотрудников, разработку корпоративной культуры, формирование внутренней коммуникационной политики.

Какие возникают риски при оформлении договора аутстаффинга

При необходимости постоянной работы на территории заказчика, но невозможности оформления в штат работодатели сотрудничают с персоналом в форме аутстаффинга. Однако подобные услуги может предоставлять только специализированное кадровое агентство, которое усложняет иерархию принятия решений внутри компании и вводит дополнительный этап контроля бизнес-процессов. Причем в соответствии с требованиями законодательства количество сотрудников на аутстаффе не должно превышать 10 % от всего штата компании.

Бухгалтерский учет расходов на аутсорсинг

В рамках бухучета затраты на аутсорсинг относят к основным (как управленческие) или прочим (как общехозяйственные) расходам: это зависит от характера оказания услуг и их продолжительности. Во втором случае затраты списывают на себестоимость продукции.

Налоговый учет расходов на аутсорсинг

В рамках налогового учета затраты на привлечение персонала считают как прочие расходы на производство и реализацию продукции. Причем налоговый учет предполагает наем специалистов на аутсорсе только для тех направлений, которые не предусмотрены штатным расписанием компании. Однако требование можно нарушить, если дополнительные сотрудники необходимы для выполнения временных проектных задач, где собственных трудовых ресурсов предприятия недостаточно. Важно доказать экономическое обоснование привлечения специалистов на аутсорсе в соответствии с их функциями и должностными обязанностями, а также пересечением с деятельностью штатных сотрудников.

Если нет соответствующего опыта, желательно обратиться в специализированную компанию. Специалисты «Инфинанс» не только проконсультируют по всем интересующим вопросам, но и помогут собрать всю необходимую документацию, обеспечат юридическое сопровождение. Мы также предоставляем услуги аутсорсинга.

Переход компании на частичный аутсорсинг позволяет решить проблему временной или постоянной потребности в квалифицированных специалистах, если в штате компании не предусмотрены такие должности или же собственные ресурсы работодателя не позволяют нанять штатных работников. При этом заключение договора аутсорсинга регламентирует выполнение работы, ее объем и продолжительность сотрудничества. А учет всех нюансов позволяет предусмотреть возможные риски и обеспечить экономическую и информационную безопасность заказчика.