По мере глобального развития технологий автоматизации и цифровизации бизнес-процессов и масштабирования отдельного предприятия актуально внедрять сервисы автоматизированной бухгалтерии. Однако для выгодного использования автоматизированного учета важно проанализировать потребности конкретного бизнеса и выбрать наиболее подходящую модель комплексной или частичной автоматизации бухгалтерского учета.
Комплексная автоматизация учета
Вариант комплексной автоматизации предлагают некоторые программные сервисы, например 1С. Он позволяет оптимизировать бухгалтерию на всех этапах бизнес-процессов – от подготовки первичной документации до составления обязательной бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие инстанции. Это также упрощает внутренний управленческий учет и дает возможность сократить отчетные периоды, что особенно актуально для своевременного выявления отрицательной динамики финансовых показателей.
Внедрение комплексного автоматического учета важно на многоотраслевом предприятии с несколькими подразделениями, поскольку программа самостоятельно систематизирует данные между различными службами: складскую деятельность, работу с клиентами и контрагентами, управление персоналом, расчет заработной платы и дополнительных выплат, а также помогает оценить показатели эффективности для разработки или корректировки стратегии развития бизнеса. В сервисах комплексной автоматизации бухучета доступно объединение отчетности по нескольким предприятиям в один консолидированный отчет, что упрощает работу управляющей компании холдинга.
Такая система максимально сокращает ежедневную рутину бухгалтеров и других сотрудников компании за счет интеграции с другим программным обеспечением смежных подразделений или банковских структур. Однако, несмотря на комплексный формат учета процессов, руководящий состав компании должен адаптировать сервисы к приоритетным целям внедрения и специфике отдельного бизнеса.
Плюсы автоматизации учета
При внедрении автоматического бухгалтерского учета предприниматели опираются не только на основные задачи, но и на дополнительные преимущества автоматизации бухгалтерии. Так, например, на начальном этапе развития бизнеса автоматизированный учет позволяет значительно сократить расходы на формирование штата сотрудников благодаря компьютерной обработке большинства бухгалтерских операций и программной подготовке актуальной отчетности.
Одновременно учитывают и другие плюсы автоматизации:
- Ускорение бизнес-процессов – компьютерная обработка документов и необходимые расчеты выполняются заметно быстрее по сравнению с аналогичными действиями сотрудников бухгалтерии, что положительно сказывается на всех этапах деятельности предприятия, а значит, ведет к увеличению оборотов.
- Упрощение расчетов с контрагентами и клиентами – автоматические системы оптимизируют взаимодействие с партнерами компании, что особенно актуально при наличии электронного документооборота (ЭДО). Такой способ расширяет целевую аудиторию предприятия и повышает лояльность текущих потребителей.
- Снижение себестоимости продукта – поскольку ведение автоматического учета сокращает затраты финансовых и трудовых ресурсов, это сокращает себестоимость продукта и ведет к росту маржинальности бизнеса.
- Снижение человеческого фактора – компьютерные вычисления дают высокую точность расчетов и снижают вероятность систематической и случайной погрешности благодаря программной подготовке документации. Это особенно важно при составлении ежегодной отчетности для налоговой инспекции.
Ключевой целью внедрения автоматизации бухгалтерии становится повышение прибыли компании и развитие бизнеса с точки зрения не только финансовых, но и технических и корпоративных аспектов. Кроме того, автоматизированные сервисы повышают безопасность сотрудничества с новыми контрагентами благодаря проверке по доступным базам данных на основе информации об ИНН и ЕГРЮЛ, наличии задолженностей. Многие платформы по автоматизированному учету проводят обучение бухгалтеров для повышения квалификации и упрощения внедрения новой модели бухучета.
Внедрение автоматизации учета в компании
Вне зависимости от этапа развития бизнеса и его масштаба введение автоматизации бухгалтерии проходит в несколько этапов. Прежде всего необходимо проанализировать текущее положение компании в микро- и макросреде и определить приоритетные и второстепенные цели и задачи подключения электронной бухгалтерии. Детальная проработка внедрения сервиса повышает его эффективность и позволяет выбрать наиболее подходящую платформу для автоматизации процессов.
Выбор сервиса для электронного бухучета основан на масштабе предприятия и объеме необходимых бухгалтерских операций. В самом простом случае на старте бизнеса бухгалтер может воспользоваться стандартными офисными программами для частичной автоматизации расчетов с помощью таблиц Excel. Однако по мере роста организации стоит обратиться к специальным сервисам: например, к популярной бухгалтерской программе 1С. Предприятия крупного бизнеса и многоотраслевые холдинги часто обращаются к IT-специалистам для разработки индивидуального программного обеспечения, которое адаптируют к потребностям финансовой службы.
После выбора платформы требуется установить программное обеспечение и провести обучение для сотрудников компании. Часто такое обучение проводят компании – провайдеры специализированных программ. Причем сотрудничество обычно не заканчивается настройкой и обучением сотрудников: многие провайдеры обеспечивают техподдержку в соответствии с актуальным объемом операций для конкретной компании.
Как выбрать консультантов по автоматизации учета?
Поскольку выбор и внедрение программного обеспечения и модели автоматизации связан с нюансами специфики конкретного предприятия и текущей системы налогообложения, лучше обратиться к квалифицированному консультанту для комплексного внедрения автоматического бухучета. В задачи консультанта входит помощь на всех этапах проработки и внедрения электронного учета, а также взаимодействие с клиентом в формате технической поддержки. Здесь важно ориентироваться не только на стоимость услуг, но и на объем отдельной консультации, опыт специалиста и успешные кейсы внедрения аналогичных программ на других предприятиях.
Сущность и этапы маркетингового планирования для предприятий
Корректное ведение бухгалтерского учета важно не только в рамках взаимодействия с внешними инстанциями, но и для проработки маркетинговой стратегии компании. Своевременное предоставление информации из бухгалтерии об изменении финансовых показателей позволяет маркетологам оперативно скорректировать выбранную концепцию. Программы автоматического бухучета часто предлагают и дополнительные формы отчетности, рассчитанные на оценки маркетинговых инструментов компании.
Наследование организации: как передать бизнес по наследству?
Стратегия развития бизнеса должна включать и долгосрочные задачи по использованию активов, включая вопрос наследования компании. При смерти учредителя юридического лица наследники могут претендовать на долю в ООО или имущество индивидуального предпринимателя. Этот процесс значительно упрощает составление нотариально заверенного завещания и назначение доверительного управляющего с момента смерти собственника до вступления в права наследования.
Помощь «Инфинанс»
Консалтинговая компания «Инфинанс» предоставляет комплексные бухгалтерские услуги по разработке модели внедрения и сопровождению автоматизации бухгалтерии на предприятии. При этом схему электронного учета выбирают индивидуально, на основе потребностей руководящего состава, приоритетных целей оптимизации бухгалтерии и текущей системы налогообложения. Это позволяет заметно сократить трудовые и финансовые затраты на ведение бухгалтерского учета и упростить взаимодействие с клиентами и контрагентами компании.
