Любая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, должна вести документооборот, поскольку при отсутствии нужных бумаг могут возникать сложности во время проверок, в том числе и в виде денежных штрафов, что сильно отражается на доходе. Чтобы этого избежать, периодически нужно проверять документацию, для чего желательно назначить отдельное ответственное лицо, которое будет четко понимать, какие документы должны быть в ООО.
Обязанность по сбору и хранению необходимых бумаг прописана в законе № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечень основных документов ООО представлен в Приказе Росархива РФ № 236 от 20 декабря 2019 г. Не все они относятся к предпринимательству, но обязательный минимум для организаций и индивидуальных предпринимателей есть, и о нём всегда необходимо помнить.
Регистрационные или корпоративные документы ООО
Это список необходимых документов, которые подтверждают, что юридическое лицо ведет законную предпринимательскую деятельность:
- Устав общества с ограниченной ответственностью. При внесении в него каких-либо изменений желательно, чтобы предыдущие копии также сохранялись. При этом обязательно должна быть пометка «Утратил силу в связи с принятием новой редакции от…».
- Протокол собрания или решения о создании ООО – обязательный документ, который подтверждает, что учредитель по собственной воле создал юр. лицо.
- Список всех лиц, принимающих участие в деятельности предприятия. В нём должны быть указаны только актуальные данные: доля каждого учредителя, если их несколько, информация о каждом в соответствии с паспортом или организации; долги, которые принадлежат самой компании.
- Коды статистики, для получения которых достаточно обратиться в Росстат, сделав запрос через официальный сайт учреждения.
Обязательными также будут свидетельство о регистрации юридического лица или ИП, документ о постановке на учет в налоговый орган, лист записи в ЕГРИП или ЕГРЮЛ (для ООО).
Подтверждение юридического адреса
ФНС серьезно относится к тому, чтобы организации в действительности вели свою деятельность там, где они зарегистрированы. Компании обязаны подтверждать свое местонахождение, иначе они могут быть исключены из государственного реестра.
Эта мера будет обязательной и в том случае, когда предприниматели открывают расчетный счет в банке или заключают договоры с контрагентами.
Список обязательных документов:
- Документ, подтверждающий право собственности. Если собственником помещения выступает само ООО, выписка из ЕГРН.
- Ксерокопия правоустанавливающего документа, согласие, подписанное собственником, в случае регистрации организации по домашнему адресу.
- Договор, подтверждающий, что помещение находится в аренде.
Этот перечень документации также входит в список обязательных, его необходимо предоставлять при запросе из налоговых органов.
Если речь идет об ИП, то для них специальные документы не предусмотрены. Достаточно предъявить ксерокопию страницы с пропиской в паспорте.
Подтверждение права на вид деятельности
В зависимости от того, к какой сфере деятельности относится бизнес, в список обязательных могут быть включены сертификаты на товары или услуги, при необходимости – лицензии, допуск СРО, например, когда необходимо выполнить проектировочные или строительные работы.
Для предприятий общественного питания, гостиниц и магазинов потребуется разрешение от Государственного пожарного надзора и СЭС.
В обязательном порядке также нужно подтверждение уведомления соответствующих органов о том, что была начата определенная деятельность.
Кадровые документы
Основной будет документация, которая представлена в ТК РФ и прочих законодательных актах. При отсутствии может быть наложена административная ответственность в виде штрафных санкций. Не исключено также, что работа организации может быть приостановлена, что регулируется ст. 5.27 КоАП. В случае повторного привлечения компания подлежит дисквалификации на период до трех лет.
В положениях ст. 5.28-5.31 КоАП также говорится, что ответственность устанавливается на основании коллективного договора.
Список документов:
- Приходно-расходная книга, в которой фиксируются все бланки трудовых книжек, вкладыши, учет перемещения.
- Трудовые книжки всех, кто принимает участие в работе. Хранить их можно только в металлическом сейфе под замком.
- Трудовые договоры и допсоглашения.
- Журналы ознакомления с внутренним устоем организации, локальными нормативными актами, расписаниями, инструкциями и прочими корпоративными положениями.
- Правила внутреннего трудового распорядка. О них упоминается в ст. 189 и 190 ТК РФ. Их наличие – обязательное условие для любого предпринимателя.
- Табель учета рабочего времени и заработной платы. Составляются в соответствии с утвержденными формами.
- Штатное расписание. Формально нигде не указывается, что оно должно быть обязательно. Но на практике всё по-другому.
- Положение о защите персональных данных.
- Внутренний распорядок.
- График отпусков.
- Журнал о проведении инструктажа (ознакомление с инструкциями).
- Положение о коммерческой тайне и аттестации (при условии ее обязательного прохождения).
- Должностные инструкции и по охране труда.
- Договор о полной материальной ответственности.
- Положения, подтверждающие аттестацию рабочих мест.
- Положение о коммерческой тайне.
- График посменной работы, если таковая есть.
Кроме того, на каждого сотрудника должны быть оформлены личные карточки по установленной форме. Как правило, в большинстве организаций их ведут в электронном виде. В идеале они должны заполняться от руки, поскольку своей личной подписью сотрудник подтверждает, что его данные достоверны.
Учетные документы организации
Бухгалтерская отчетность необходима только для организаций, а налоговый учет должны вести все налогоплательщики. Это также относится к ИП и ООО.
Список документооборота по бухучету включает отчетность (сюда входят все внешние и внутренние перемещения денежных средств, балансы, пояснительные записки), рабочий план счетов, переписки, касающиеся вопросов бухучета, регистры (ордера, ведомости по обороту и накоплениям, главная книга и прочие), учетная политика.
Список важных документов по налоговому учету:
- счета-фактуры;
- книги продаж и покупок;
- налоговые декларации;
- акты сверок и справки, подтверждающие отсутствие долгов по бюджетным расчетам;
- справки о налоговых убытках, если сумма переносится на будущий период.
Должным образом оформляется приобретение и установка кассовых аппаратов в организации в случае их использования. Необходимо иметь карточки регистрации ККП, паспорт на него, договоры на обслуживание, журнал кассира, список накопителей. Внутренний учет ведется и по каждой использованной кассовой ленте.
Для фиксации факта проведения хозопераций в организации ведут отчетность по первичному документообороту. В список важных документов входят табели, ордера, банковские выписки, накладные, кассовые книги, акты о списании и сдаче-приемке имущества, квитанции.
Договоры, которые будут подтверждать их исполнение, – переписки, справки о приеме выполненных работ, протоколы по разногласиям, контракты, соглашения и прочие.
Сроки хранения документов ООО
Как правило, этим вопросом должен заниматься юрист, работник отдела кадров, секретарь, бухгалтер. Если в штате числится несколько таких сотрудников, можно кого-то из них назначить ответственным за эту работу. Но если бизнес маленький, нужно об этом позаботиться.
Согласно новому приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, изменены сроки, в течение которых должна храниться вся документация организаций.
Сроки хранения основной документации:
- на постоянной основе – регистрационные документы, годовая бухотчетность, сертификат соответствия и лицензии, годовые расчетные ведомости в ФСС, КУДиР для УСН, личные дела руководящего состава организаций;
- в течение 75 лет – трудовые договоры, личные дела и карточки всех, кто причастен к работе ООО, журналы и книги кадастрового учета;
- пять лет – квартальная бухотчетность, декларации по налогам, регистры бухучета, расчетные ведомости за кварталы, декларации по страховым взносам, документ по охране труда и на обслуживание ККТ.
В течение одного года допускается хранить отчеты по бухгалтерии за месяц.
Соответствующим положением также установлено, что внутреннему сбору и хранению в течение трех лет подвергаются заявления, анкеты, резюме лиц, которые по каким-либо причинам не были приняты на работу.
С полным списком можно ознакомиться в первоисточнике.
Как обеспечить хранение документов
Если документооборот компании небольшой, можно сделать собственный внутренний архив, например предоставить сейф или выделить для этого отдельную комнату. На законодательном уровне его организация никак не регулируется, главное, чтобы было где хранить важные документы.
Документы за последние 36 месяцев, а также постоянно присутствующие в работе (внутренние положения, регистрационные) образуют оперативный архив и не хранятся долго.
Остальные (список представлен в соответствующем положении Росархива) должны закладываться на хранение. Они подшиваются в тома. В каждом – до 250 листов, на них проставляют нумерацию, делают внутреннюю опись и обложку.
Если предприятие подлежит ликвидации, весь внутренний документооборот должен сохраниться.
Список основных документов ООО довольно внушительный. Но отсутствие какого-либо из них может повлечь за собой неприятные последствия в виде штрафа или отстранения от предпринимательской деятельности. Вне зависимости от того, насколько крупный или мелкий бизнес, если нет уверенности в правильном сборе, хранении и ведении отчетности, лучше обратиться за помощью к сторонним организациям, специализирующимся в этой сфере.
С ведением налоговой и бухгалтерской отчетности отлично справляются сотрудники компании «Инфинанс». Они также могут предложить свои услуги по обработке первичной документации, подключат и наладят работу кассовых аппаратов.
