Управленческая отчетность позволяет структурировать результаты деятельности компании и скорректировать вектор развития. При этом внутренний отчет предприятия обычно включает не только бухгалтерскую ежегодную документацию, но и результаты промежуточных отчетных периодов. Для онлайн-школ и инфобизнеса организация управленческой отчетности с помощью автоматизированных процессов значительно упрощает корпоративное взаимодействие и утверждение единой бизнес-стратегии.
Зачем нужна управленческая отчетность в онлайн-школе
Многие начинающие предприниматели в сфере информационного бизнеса пренебрегают формированием управленческой отчетности, однако она ускоряет все бизнес-процессы компании. В зависимости от формата и этапа запуска онлайн-школы такой тип внутреннего учета может объединять классические инструменты офлайн-отчетности компании и сквозную аналитику деятельности на интернет-площадках.
Внутренний учет для онлайн-школ обычно разделяют на стратегический и локальный, поскольку он помогает решить как текущие, так и глобальные бизнес-задачи. При этом он учитывает все аспекты ведения бизнеса: финансовый, корпоративный и функциональный. Учет упрощает и распределение ресурсов компании: денег, обязанностей сотрудников и инструментов взаимодействия с целевой аудиторией.
Выделяют несколько основных целей ведения внутренней отчетности для онлайн-школ:
- Финансовая прозрачность – отчет для собственника подразумевает расширенную версию периодической бухгалтерской отчетности. Особенно это актуально на начальной стадии бизнеса, когда предприниматель вкладывает собственные средства в развитие компании, которые не всегда отражают в официальных отчетах. Кроме того, здесь прописывают кредитные обязательства и прочие денежные каналы, учет которых необходимо проводить с иной периодичностью для обеспечения полного контроля над финансовым состоянием компании.
- Организационная структура – одновременно с распределением денег внутри компании внутренний учет ускоряет формирование подходящей оргструктуры для улучшения взаимодействия с целевой аудиторией. Так, данные внутреннего исследования при снижении эффективности финансовых и маркетинговых показателей часто указывают на необходимость найма дополнительных сотрудников.
- Оптимизация привлечения клиентов – после корректировки распределения обязанностей между сотрудниками предприниматель также контролирует продуктивность методов продвижения онлайн-школы и взаимодействия с потребителями. Здесь недостаточно данных бухгалтерского учета – необходимо привлекать дополнительные источники информации. Например, специальные сервисы интернет-статистики для оценки работы каналов продаж.
По мере развития и масштабирования онлайн-школы внутренняя управленческая отчетность решает также второстепенные бизнес-задачи, которые определяют индивидуально на основе формата и этапа бизнеса, а также подхода руководителя. Например, выявление дополнительных площадок для привлечения клиентов, установление ключевых показателей эффективности, расчет допустимых скидок на онлайн-обучение и других маркетинговых стимулирующих инструментов.
Почему не стоит использовать Excel
Составление управленческой отчетности на старте бизнеса обычно становится личной задачей предпринимателя и проводится в свободной форме. Чаще всего для этого используют таблицы Excel. Однако по мере развития онлайн-школы, создания полноценного финансового отдела и привлечения дополнительных каналов взаимодействия с целевой аудиторией требуются автоматизированные методы составления отчетов. Прежде всего это связано с тем, что ручной ввод данных для анализа в Excel отнимает много времени.
Для автоматизации управленческого отчета лучше внедрить CRM-систему – специальное программное обеспечение, которое собирает внутренние данные по всем каналам продаж и строит единую отчетность. Кроме того, некоторые программы подразумевают автоматическую управленческую финансовую отчетность, например конфигурации 1С.
Одновременно с движением средств и методов коммуникации с потребителями для инфобизнеса важно исследовать и способы привлечения и удержания клиентов. Здесь актуально использовать сервисы интернет-статистики в зависимости от основных площадок взаимодействия с аудиторией.
Для большинства вариантов продвижения онлайн-школы актуально отслеживание эффективности работы маркетологов и менеджеров по продажам в интернет-сервисах Яндекс.Метрика и Google.Analytics. Эти приложения не только указывают количественные результаты продвижения сайта, внедрения интернет-рекламы и посещаемости вебинаров, но и самостоятельно рассчитывают конверсию и другие индексы эффективности.
Для крупной онлайн-школы требуется дополнительное программное обеспечение, например специальные приложения, которые анализируют продуктивность онлайн-бизнеса, а также допускают объединение с офлайн-инструментами оценки бизнес-процессов.
Когда нужно внедрять управленческий учет
Для большинства руководителей онлайн-бизнеса управленческая отчетность компании становится следствием его развития. Однако запуск полноценного внутреннего учета еще на старте бизнеса ускоряет взаимодействие предпринимателя с командой и выявляет основные точки роста компании.
Периодичность управленческого отчета выбирают в индивидуальном порядке в привязке к нескольким факторам:
- Временные ограничения – формирование внутреннего отчета может совпадать со сроком предоставления ежегодной бухгалтерской или налоговой отчетности, а также зависеть от других временных рамок, например периода обучения в онлайн-школе.
- Формат обучения в онлайн-школе – может быть основой для предоставления отчета руководителю, что особенно актуально на начальном этапе бизнеса. Например, расчет конверсии покупки полного курса обучения на основе данных о посетителях стартового бесплатного вебинара позволяет скорректировать подачу материала, маркетинговые инструменты влияния на аудиторию, ценовую политику компании.
- Темпы роста бизнеса – обычно вынуждают предпринимателя использовать автоматизацию внутренней отчетности. Так, наём большего количества сотрудников, расширение методов привлечения потенциальных клиентов, географические аспекты и способы продвижения компании требуют объединения информации в консолидированный отчет.
- Потребности руководителя – на основе выбранных ключевых показателей эффективности онлайн-школы и подхода к ведению бизнеса предприниматель утверждает собственные сроки для подготовки внутреннего отчета.
Формат внутреннего отчета должен быть официально регламентирован одновременно с уставной документацией компании: здесь также важно прописать сроки предоставления документов руководителю, объем отчетности и корпоративный доступ к внутренней информации. Одновременно со сроками утверждают и ответственного за формирование управленческой отчетности. Для крупных онлайн-школ это обычно несколько человек для контроля бухгалтерских отчетов, сквозной аналитики и корпоративных процессов.
Как внедрить управленческий учет
Внедрение внутренней отчетности на предприятии всегда происходит в несколько этапов, та же схема актуальна и для онлайн-бизнеса. Это упрощает создание соответствующего бизнес-процессам формата документации и позволяет скорректировать схему учета на каждом этапе формирования.
Анализ ситуации
На первом этапе внедрения управленческого учета компании необходимо проанализировать внутреннюю и внешнюю позицию организации. Для этого оценивают реализуемый продукт, методы привлечения учеников, формат обучения в онлайн-школе, позиционирование конкурентов. Кроме того, анализируют текущую схему внутреннего взаимодействия, например распределение ответственности внутри организационной структуры.
Создание системы учета
На основе текущего положения компании и внутренней структуры выбирают соответствующую модель предоставления отчетов. Для этого определяют все аспекты управленческой отчетности:
- формат реализации – ручной или автоматизированный;
- сроки составления – в привязке к бухгалтерской документации;
- программное обеспечение – необходимость внедрения дополнительных сервисов;
- конкретные статьи отчета – движение средств, конверсия от продвижения.
Формы управленческой отчетности корректируют по мере масштабирования бизнеса, изменения внутренней структуры компании или видения руководителя.
Внедрение управленческого учета
Внедрение внутренних отчетов происходит одновременно для всей компании или последовательно для отдельных подразделений. Например, в случае нескольких направлений обучения и взаимодействия с клиентами формат управленческой отчетности подбирают индивидуально в соответствии с актуальными показателями эффективности.
При запуске также устанавливают периоды для анализа управленческой отчетности: при выявлении недочетов формирования схему корректируют и дополняют необходимыми сведениями для обеспечения прозрачности и доступности отчетов.
Преимущества сотрудничества с «Инфинанс»
Для упрощения создания и предоставления управленческих отчетов как на начальном этапе бизнеса, так и для крупной онлайн-школы часто обращаются в аутсорсинговую компанию. Это позволяет сэкономить собственные временные и трудовые ресурсы и привлечь профессионалов для комплексной оценки работы информационного бизнеса. Так, специалисты компании «Инфинанс» не только подбирают наиболее подходящий формат внутреннего учета, но и берут на себя объединение бухгалтерских отчетов и сквозной аналитики. Кроме того, сотрудничество с «Инфинанс» включает анализ результатов, финансовое планирование и оптимизацию бизнес-процессов.
Организация управленческой отчетности для онлайн-школы отличается от аналогичных процессов для офлайн-компаний, поскольку затрагивает больший объем данных из-за работы на нескольких интернет-площадках и увеличенного потока потенциальных и текущих клиентов. Автоматизация отчетности и привлечение экспертов позволяют улучшить внутреннюю и внешнюю деятельность организации и заметно повысить эффективность онлайн-школы, а следовательно, и прибыль компании.
