Составление управленческой отчетности: ключевые этапы и требования

Подготовка управленческой отчетности упрощает контроль внутренних и внешних бизнес-процессов и позволяет руководителю или собственнику предприятия своевременно вносить корректировки при снижении плановых показателей. Несмотря на отсутствие требований контролирующих органов к управленческой отчетности, комплексная проработка структуры обеспечивает эффективность внутренних отчетов.

Как классифицируются и какие данные содержат управленческие отчеты

Ведение внутреннего учета – необязательный инструмент, однако его подготовка помогает управляющему составу компании получать консолидированные данные о работе всех бизнес-направлений в соответствии с утвержденными временными рамками. При этом основная задача – информирование руководителя предприятия, а значит, конкретные составляющие отчетов определяют на основе текущих потребностей управляющего состава или собственников бизнеса.

При этом ориентируются на долгосрочные и текущие цели компании и выбирают подходящую форму отчетности. Прежде всего управленческий учет классифицируют по временному фактору:

• стратегический – предполагает планирование глобальных задач компании, его сроки обычно прописывают в учредительной документации. Часто стратегическую отчетность привязывают к обязательному бухгалтерскому или налоговому учету;
• проектный – составляют для решения локальной проблемы или по требованию руководителя компании. У такого типа учета обычно упрощенная структура, которая представляет руководителю данные для адресного решения конкретной задачи.

Одновременно управленческую отчетность разделяют в зависимости от объекта:

• производственная. Предполагает анализ финансовых ресурсов предприятия с учетом себестоимости продукта и окупаемости затрат на его производство и реализацию;
• маржинальная. Направлена на повышение объема продаж за счет корректировки ценовой политики компании;
• бюджетная. Охватывает все направления работы и анализирует соотношение финансовых, трудовых и временных ресурсов.

В действительности каждая организация создает индивидуальный формат внутреннего учета, куда включают актуальные блоки и формы отчетов.

Как взаимосвязаны данные управленческих отчетов

Определять порядок подготовки внутренней отчетности особенно актуально для крупных холдингов с несколькими невзаимосвязанными подразделениями. В этом случае отдельные отчеты готовят для каждого направления деятельности, после чего формируют единый консолидированный документ для всего предприятия.

В рамках крупного холдинга отчетностью обычно занимается финансовый директор или планово-экономический отдел. Эффективная подготовка единого документа усложняется периодичностью отдельных составляющих для каждого подразделения. Так, вне зависимости от вида учета основные блоки включают информацию о доходах и расходах, движении денежных средств и бюджетировании. Для упрощения формируют сводные данные в соответствии с нужной периодичностью.

Как определить, какие именно основные операционные отчеты нужны компании

Для формирования внутренней финансовой отчетности необходимо оценить актуальную потребность и объем документов. Для этого анализируют периодичность запросов от управляющего состава. В зависимости от особенностей организационной структуры предприятия готовят единый отчет для собственника бизнеса, генерального директора и руководителей отдельных направлений или формируют несколько документов в соответствии с адресной потребностью топ-менеджмента в конкретных данных.

На этапе разработки структуры важно продумать порядок представления информации внешним инстанциям: кредиторам, партнерам и потенциальным контрагентам. Состав внутреннего учета дополняют по мере масштабирования бизнеса и необходимости постоянного мониторинга дополнительных финансовых показателей.

Как отразить в отчетности финансовую структуру компании

Построение внутренних отчетов напрямую зависит от иерархии финансовых центров. При этом выделяют центры прибыли, затрат и инвестиций, тип взаимоотношений между которыми определяет систему управления организацией одновременно с корпоративной оргструктурой.

Вне зависимости от масштаба и типа бизнеса следует учитывать способы реализации продукта, ассортимент товаров или услуг, сбыт товаров собственного или стороннего производства, привлечение логистических компаний, дилеров и дистрибьюторов. К примеру, компания по производству декоративных элементов из оргстекла продает собственные товары в интернет-магазине и через региональных представителей, но в торговых точках реализует также сопутствующие товары другого производителя. Учет будет содержать данные о каждой позиции, но они будут отражены в привязке к соответствующим финансовым центрам.

Как формировать основные управленческие отчеты

Несмотря на индивидуальный подход к составлению отчетности на основе приоритетных для каждой организации аспектов, первичным критерием развития для коммерческих предприятий будет динамика продаж. Поэтому основная часть документации выстроена вокруг реализации продукта.

О реализации продукции

В зависимости от нужной степени точности отчетность о продаже товара или услуги формируют ежедневно, ежемесячно или ежеквартально. При этом также разделяют данные в соответствии с направлением деятельности, товарной категорией, каналом реализации и другими факторами. Отчет о реализации позволяет отследить динамику продаж, а также себестоимость, чистую прибыль и рентабельность деятельности.

О возвратах продукции покупателями

Данные о возврате продукции дополняют отчет о реализации и позволяют сделать вывод об изменении качества продукта или сервиса при увеличении динамики возвратов. Однако для повышения информативности необходимо внедрить причины возврата, что особенно актуально для производственных предприятий, и выделить позиции брака и боя, технических неисправностей, истечения срока годности.

О выпуске продукции

Данные о выпуске продукции помогают проанализировать работу производства, склада и отдела реализации товара. Эта составляющая управленческого учета содержит информацию о себестоимости продукта и динамике затрат на повышение качеств или функциональных свойств товара.

О запасах товарно-материальных ценностей

Помогает контролировать обороты в соответствии с объемом выпуска и реализации, а также оценить работу склада и логистики. При этом важно также учитывать неликвидные остатки.

Об операционных расходах предприятия

Одновременно с выпуском и реализацией товара необходимо учитывать затраты на логистику, амортизацию здания и оборудования, зарплату сотрудников и другие расходы предприятия.

Отчеты по финансовому результату

Отражают деятельность компании по прибыли и убыткам по данным первичной бухгалтерской документации в привязке к конкретному отчетному периоду. При этом операции разделяют на операционные и неоперационные – для основной и второстепенной деятельности предприятия.

По доходам и расходам

Ключевой отчет организации, который указывает на текущие операции и формируется автоматически в программном обеспечении, например 1С, или вручную в форме таблицы.

По структуре себестоимости

Оценивает себестоимость с учетом реализации продукта и всех статей затрат: например, выплаты налоговых отчислений, заработной платы, взносов ФСС, аренды помещения.

По отдельным разделам расходов

Такой тип часто используют для текущей управленческой отчетности при выявлении проблем с отдельным направлением. Например, при необходимости локальных вложений в ремонт помещения или для анализа фонда оплаты труда с целью внедрения системы мотивации.

Бюджет доходов и расходов

Для предприятий среднего и крупного бизнеса бюджет доходов и расходов утверждают локально для каждого направления деятельности, но формируют общий консолидированный отчет для оценки соответствия плановым показателям.

Отчеты по балансу

Формат бухгалтерского баланса предполагает анализ активов и пассивов, которые обычно составляют на годовой промежуток или анализируют локально для инвестиций или масштабирования компании.

Управленческий

Позволяет оценить состояние бизнеса на конкретный момент времени за счет комплексного описания распределения ресурсов по каждой статье бухучета.

По оборотному капиталу

Составляют на определенный период для оценки рентабельности бизнеса и эффективности оборотов готовой продукции, денег, а также кредиторской и дебиторской задолженности.

По внеоборотным активам

Предполагает анализ материальных и нематериальных ценностей: например, здания, оборудования, транспорта.

Отчеты по денежным средствам

Подготовка такого типа управленческой отчетности сопровождает отчеты о прибыли и убытках и помогает прогнозировать плановые финансовые показатели. Эффективное управление организацией подразумевает ежедневый контроль ДДС для выявления приоритетных затрат.

По движению денежных средств

Описывает все аспекты деятельности предприятия в денежном эквиваленте и обязателен для бухгалтерского учета, а в управленческом формате он упрощает контроль руководителем всех входящих и исходящих платежей.

Операционные отчеты управления денежными средствами

Предполагают дополнительный контроль денежных средств и автоматический сервис платежного календаря, который учитывает все статьи прихода и расхода.

Бюджет движения денежных средств

Подходит для предприятий с фиксированными и прогнозируемыми бизнес-процессами, когда можно заранее рассчитать все потенциальные доходы и расходы.

Чтобы грамотно внедрить управленческий учет на предприятии, можно обратиться к профессионалам на аутсорсе. Компания «Инфинанс» оказывает комплекс услуг по юридическому, бухгалтерскому, налоговому сопровождению организаций различных форм собственности. Специалисты помогут внедрить разные виды учета на предприятии, проконсультируют о взаимодействии с полученными данными.

Формирование индивидуальной структуры управленческой отчетности необходимо для удобства менеджмента организации и помогает не только получать информацию о текущих финансовых результатах, но и прогнозировать эффективные методы развития компании. Подготовка отчетов, соответствующих динамике бизнес-процессов, позволяет упростить работу с руководителями среднего звена и скорректировать вектор развития предприятия. Характер и объем внутренней отчетности корректируют по мере расширения бизнеса, при изменении динамики реализации продукта и потребностей управляющего состава.