Первичная документация в бухгалтерии

Первичные документы бухгалтерского учета необходимы для любого предприятия, независимо от стадии развития бизнеса и объема хозяйственной деятельности. Порядок ведения первичного бухучета регламентирован законодательством РФ и требует соответствия единой форме документооборота.

Что такое «первичные документы»

Первичная документация отражает работу организации и систематизирует заключение сделок с клиентами, контрагентами и партнерами. Она необходима не только для внутренней отчетности, но и для взаимодействия с налоговыми и другими контролирующими органами. Такие документы также актуальны при возникновении спорных ситуаций с контрагентами.

Ведение первичного документооборота – обязательная статья бухгалтерского учета, при этом перечень конкретных документов, варианты оформления и форма их предоставления унифицированы в № 402-ФЗ. Вне зависимости от взаиморасчетов и характера сотрудничества с контрагентами документация «первички» должна быть заархивирована и храниться на предприятии в течение пяти лет по окончании отчетного года. За несоблюдение или нарушение требований закона «О бухгалтерском учете» компании грозит штраф до 30 тыс. рублей.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Документы бухгалтерского оформления разделяют на категории в соответствии со стадией совершения хозяйственной операции и взаимодействия с контрагентами. Так, изначально заключают договор и выставляют счет на оплату. Вторым шагом проводят оплату в наличной или безналичной форме и прикладывают соответствующий документ – кассовый чек или выписку с банковского счета. На третьем этапе происходит выполнение условий договора, которое также должно быть зафиксировано бухгалтером в формате закрывающей документации – товарного чека, товарной накладной или акта выполненных работ.

Обязательные первичные документы

Независимо от типа взаимодействия с отдельными контрагентами и порядка оформления внутренней бухгалтерии, законодательство устанавливает обязательный перечень первичной документации, необходимой для отчета по каждой сделке.

Договор

Отражает условия заключения сделки, порядок и срок оплаты, а также дополнительные нюансы сотрудничества – объем и условия начисления штрафных санкций, варианты досрочного расторжения договора, действия одной из сторон при невыполнении обязательств. С учетом вида и продолжительности конкретного сотрудничества заключают один договор на весь период взаимодействия или оформляют отдельные документы для каждой сделки.

Счет на оплату

Необходим в рамках бухгалтерского учета для оплаты или предоплаты покупателем. Он подтверждает сумму сделки. Особенно актуален в случае бессрочного договора, где условия отдельной сделки купли-продажи определяются выставленным счетом.

Товарная накладная или товарный чек

В зависимости от вида покупателя товара или заказчика услуг для подтверждения выполнения условий договора формируют необходимую для бухгалтерии документацию. Так, при работе с юридическим лицом прилагают товарную накладную, при расчете с физическим лицом в рознице – товарный чек. Для сферы услуг в качестве закрывающих учетных документов используют акт выполненных работ.

Счет-фактура

Обязательный закрывающий документ бухгалтерского учета, который подтверждает завершение сделки в полном объеме и должен быть выставлен заказчику или покупателю в течение пяти дней после сделки. Он входит в перечень требований налоговой отчетности и должен отражать выплату НДС при работе по основной системе налогообложения.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Форма заполнения всех первичных документов, независимо от конкретной разновидности, должна быть утверждена в рамках внутренней учетной документации предприятия, если в унифицированную законодательством форму были внесены изменения. При этом электронные и бумажные документы заполняются на русском языке, а при сотрудничестве с иностранными контрагентами обязателен построчный перевод. Весь перечень первичной документации должен содержать данные об условиях заключения сделки, порядке и сумме взаиморасчетов и продолжительности взаимодействия с контрагентом или клиентом.

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Для обеспечения юридической силы бухгалтерского учета вся документация должна содержать информацию об условиях совершения сделки. При этом следует оформлять документы сразу же по факту ее проведения и представлять заказчику или клиенту в течение пяти дней.

Как унифицированная, так и индивидуальная форма должны содержать стандартные реквизиты:

• наименование;
• даты создания документа и взаиморасчета;
• данные об обеих сторонах договора (наименование, юридический адрес, ИНН);
• сумму и единицы измерения взаиморасчета;
• данные об ответственных лицах с подписью и расшифровкой.

Право подписи «первички» есть у руководителя компании, главного бухгалтера или сотрудников предприятия по доверенности.

Счет-фактура и договор: считаются ли они «первичкой»

Несмотря на то что формально договор и счет-фактура входят в перечень первичной документации, по факту договор относится к общему документообороту компании и не фигурирует в обязательной отчетности. То же справедливо и для счета-фактуры: ее представляют клиенту для подтверждения закрытия сделки.

Однако для отчетности во внешние контролирующие органы счета-фактуры недостаточно. ФНС объединила параметры счета-фактуры и товарной накладной и создала универсальный передаточный акт (УПД), который актуален для любого типа бизнеса и обеспечивает правомерность расчета с клиентом. При этом УПД оформляют в день фактического совершения сделки.

Как исправлять «первичку»

В рамках бухгалтерского учета допустимо исправление первичных документов, если они не относятся к подтверждению расчета (кассовые чеки и банковские выписки). В остальных типах можно сделать корректировку с сохранением начального электронного или бумажного варианта и указанием даты и причины замены.

Сотрудники компании «Инфинанс» помогут вам наладить ведение любой бухгалтерской отчетности или возьмут на себя эти обязанности под ключ. Помимо этого, наши эксперты предлагают юридическое и налоговое сопровождение бизнеса.

Ведение первичного бухгалтерского учета обязательно, независимо от формата компании и темпов работы бизнеса. При этом важно соблюдать утвержденный законодательством перечень обязательных документов, регламентировать индивидуальные изменения в формах оформления отчетности и соблюдать сроки и порядок архивирования «первички». Эти меры не только предупреждают штрафы от ФНС, но также упрощают взаимодействие с контрагентами.