Как сократить издержки бизнеса за счет оптимизации

Оптимизация расходов компании – процедура, в результате которой удается найти более выгодное решение по увеличению доходов и дальнейшему эффективному развитию бизнеса. Регулярный анализ затрат необходимо не только организациям, переживающим кризис, но и всем, кто хочет работать более эффективно и повышать свою конкурентоспособность. Оптимизацию расходов компании можно проводить самостоятельно или, если нет достаточных знаний, обратиться за помощью в стороннюю фирму, которая занимается подобными вопросами.

С чего начать работу по оптимизации

Отказ от некоторых услуг, приобретение материалов по более низкой цене и т. п. не решают проблему развития бизнеса. Основная задача, которая должна стоять на этом тапе, заключается в сохранении или даже повышении качества продукции и услуг с минимальными издержками. Чтобы этого достичь, необходимо комплексно проанализировать всю работу компании, найти ее слабые стороны и избавиться от них.

Поэтому начинать оптимизацию необходимо с четкого понимания, к какой цели нужно прийти в итоге и каких результатов достичь. Также должен быть четко составлен план действий.

Процесс сокращения издержек может занять не один месяц. К этому тоже нужно быть готовым и настроиться на медленные, но существенные изменения.

Универсальная методика для сокращения расходов

Универсальный метод по сокращению издержек компании подходит практически для любого бизнеса, вне зависимости от его рода деятельности. Пользоваться методикой можно частично, применяя необходимые шаги, или полностью. Если бизнес не испытывает проблем и регулярно приносит прибыль, в полной оптимизации необходимости нет. Достаточно воспользоваться упрощенным алгоритмом, применяя на практике два-три шага. Однако для достижения максимального результата желательно воспользоваться углубленным алгоритмом.

Применение время от времени этой методики позволит прийти к оптимальному управлению издержками. Также с ее помощь можно будет видеть, куда уходят деньги.

Шаг 1. Собрать все расходы бизнеса

В первую очередь необходимо понимать, на что вообще организация тратит средства. Когда цель оптимизации – сокращение издержек, то принимать во внимание желательно все имеющиеся расходы.

Когда бизнес существует не один месяц или год, то определенная статистика по тратам уже должна быть сформирована. Наиболее важное значение имеют расходы за предыдущий период. Для оценки ситуации достаточно будет данных за последние полгода.

Когда ведется учет по движению всех средств, достаточно просто сделать выгрузку данных за интересующий период. Если фиксации затрат нет, придется собирать всё вручную. При этом их необходимо будет расформировать по направлениям, месяцам и другим критериям. Данные выгружаются из всех систем и сводятся в общую таблицу. Чем подробнее расписаны расходы, тем эффективнее анализ. Следовательно, будет возможность разработать наиболее выгодный план по дальнейшему ведению бизнеса.

Этот шаг помогает понять, насколько целесообразны траты компании. Ведь иногда незначительные расходы, которые часто не учитываются, могут составлять серьезную статью убытков.

Шаг 2. Сгруппировать расходы

При наличии по всем данным подробной отчетности можно сразу приступать к третьему этапу. Если учета нет, расходы группируются по крупным статьям. Например, приобретение в течение месяца ручек, карандашей, скотча, бумаги можно обозначить как «Канцелярские товары».

Будут и иные статьи расходов:

• заработная плата рабочим;
• уплата налогов;
• аренда помещений;
• оплата связи и прочее.

Также бывают расходы, которые не подходят ни под одну категорию, например, оплата работы специалиста по созданию какой-либо системы. Тогда это будет статья «Прочие», но по возможности ее лучше не применять, поскольку она может помешать адекватному проведению анализа.

Отсутствие онлайн-учета, невнимание к мелким расходам может не давать полной картины понимания издержек предприятия.

Прежде чем переходить к следующему этапу, нужно убедиться в качественном выполнении первых двух, чтобы предотвратить искажение результатов анализа в целом. В случае полной группировки всех издержек можно получить четкую базу затрат за выбранный период, что поможет в дальнейшем принимать более правильные решения и выполнять качественную оптимизацию бизнеса.

Шаг 3. Поделить траты на постоянные и переменные

У любого бизнеса они есть. Первые не зависят от продаж. Они в целом необходимы для работы компании. Это может быть, например, оплата аренды помещения.

Переменные расходы имеют отношение к производству и реализации. Как пример, затраты на закупку расходного материала.

Расходы, зависящие от объемов продаж, поддаются регулированию. У поставщика можно попросить отсрочку или договориться о постоплатной системе расчетов.

Такое разделение дает возможность более глубокого понимания структуры издержек бизнеса. Отсутствие переменных трат – это сокращение продаж. Но они тоже могут быть оптимизированы. Постоянные расходы считаются наиболее сложными для организации, поэтому их желательно грамотно урезать.

Эту систему можно рассмотреть на примере аренды складского помещения. Казалось бы, расход относится к переменным издержкам, поскольку на складе хранятся запасы товаров. Но при более детальном рассмотрении выясняется, что там еще есть мебель для офиса – это уже постоянные расходы. В связи с этим может быть принято новое решение – аренда меньшего по размерам помещения для хранения запасов и каких-то других вещей.

По завершении разбора третьего этапа может получиться два блока статей. Переменные расходы – заработная плата производственному персоналу, оплата комплектующих и сырья, работа сторонних лиц. Постоянные траты – аренда офисного помещения, зарплата сотрудников офиса, услуги специалистов по офисным вопросам.

Шаг 4. Проанализировать самые крупные расходы

Далее из блоков расходов, полученных на 3-м этапе, необходимо выбрать по две-три самые большие статьи, проанализировать их и отследить все произошедшие за отчетный период изменения.

Во время анализа необходимо учитывать все изменения, которые происходили за анализируемый промежуток. При наличии динамики, к примеру, если траты каждый месяц примерно одинаковые, но в какие-то из них резко отличаются – увеличиваются или сокращаются, – необходимо искать причины таких изменений, например сезонность. Если сразу причинный фактор установить не удалось, значит, стоит копать дальше. К примеру, обратить внимание на поставщиков, оплату им и так далее. После такого анализа уже можно решать, что делать дальше – сокращать траты на закупки, искать других поставщиков или делать изменения в соответствующей статье. Таким же образом стоит поступить с переменными расходами.

В результате по каждой сформированной статье принимаются решения – убрать или оставить. Если оставлять, то есть ли необходимость в снижении уровня расходов. Если требуется сокращение, то насколько.

Этот шаг позволяет выполнить оптимизацию укрупненных статей расходов компании – урезать, сократить или оставить как есть.

Шаг 5. Проанализировать остальные расходы

Анализ более мелких статей проводится по аналогии с крупными. Но, в отличие от предыдущего, этот этап занимает больше времени и сил.

С первого взгляда может казаться, что никакой эффективности от пересмотра мелких статей расходов не будет, и его можно опустить. Но когда бизнес переживает сложный период, то лучше этот шаг не игнорировать, поскольку он поможет более точно выстроить имеющуюся картину и понять, в каком направлении двигаться дальше.

Любой бизнес имеет множество незначительных расходов. Это может быть оплата сотовой связи или интернета, закупка хозяйственных товаров. Отсутствие проверки и контроля их динамики может привести к тому, что увеличение таких расходов на первый взгляд будет незаметным, но на самом деле окажется существенным. К примеру, тарифы связи периодически растут. Но могут появиться новые провайдеры – уровень обслуживания у них будет не хуже, но стоимость несколько ниже, чем у тех, кто на рынке давно.

На этапе оптимизации незначительных трат также нужно следовать трем основным пунктам, как и в случае с анализом крупных статей, – убрать либо оставить и так далее.

Как правильно оценить результаты оптимизации

Проведение полного анализа дает возможность получить полную, прозрачную схему, определяющую дальнейшие действия. По итогам на руках будет список всех издержек за рассматриваемый промежуток времени. Все траты будут выделены в укрупненные статьи, подразделяющиеся на переменные и постоянные.

Благодаря углубленному анализу всех затрат на руках будут готовые решения, как дальше действовать так, чтобы бизнес приносил больше доходов.

Кроме того, уже на этапе сбора информации будет возникать много возможностей, позволяющих понять, как правильнее сокращать расходы организации. Благодаря такому анализу предприниматель получает более полную картину о расходах и понимание, как ими можно грамотно управлять.

Как нельзя проводить оптимизацию затрат в организации: основные ошибки

В погоне за быстрыми результатами при сокращении издержек компании руководители нередко допускают ошибки. Здесь главное – помнить, что «быстро» не означает «качественно». Специалисты приводят перечень действий, которые ни в коем случае нельзя совершать, чтобы не подвести бизнес к еще большему краху:

• сокращать штат. Сэкономив на сотрудниках, редко когда удается получить желаемый результат. На персонал, оставшийся на предприятии, возлагается еще большая нагрузка и ответственность, при этом эффективность их деятельности будет только падать. Правильное решение – не отказываться от обучения работников. Повышение мотивации к работе требует вложения средств;
• снижать размер заработной платы. Как правило, менеджер не будет работать больше, если его зарплата уменьшится. Главная мотивирующая составляющая для сотрудников – надбавки, премии, отказ от которых повышает риски потери ценных кадров;
• экономить на своем продукте. Заменить дорогостоящее сырье на более дешевое означает привести бизнес к полному провалу. Например, если кондитер заменит хороший шоколад на некачественную глазурь, скорее всего, у него перестанут покупать торты. При таком подходе не только снижается качество товара, но и сокращается количество выгодных потенциальных клиентов. Важно запомнить, что потребитель будет готов отдавать больше денег только в том случае, если будет уверен, что приобретает качественную продукцию или услугу.

Часто, принимая решение о проведении оптимизации затрат, руководители максимально сокращают или полностью отказываются от расходов на маркетинг, что также считается ошибкой. Реклама, как известно, – двигатель торговли. Работая с целевой аудиторией, компания получает ценную для себя информацию. Поэтому, прежде чем сокращать расходы на маркетинг, необходимо подумать, насколько этот шаг будет оправдан.

Преимущества сотрудничества с «Инфинанс»

Если бизнесу требуется сокращение издержек, но нет четкого понимания, с чего начинать и как действовать, обратитесь в консалтинговую компанию «Инфинанс». Сотрудники компании – это сертифицированные и дипломированные специалисты с опытом работы более 10 лет. Они не только помогут составить план по оптимизации и внедрить его в работу, но и будут поддерживать на всем пути к достижению желаемого результата.

Оптимизация расходов компании – направление, требующее постоянного развития. Если научиться грамотно анализировать затраты и правильно их оптимизировать, можно начать вести бизнес эффективно, больше внимания уделяя достижению поставленных целей. Но также нужно помнить, что преодолеть кризис получится, только если наряду со снижением расходов будут проводиться мероприятия по поддержке благоприятной атмосферы в коллективе, по увеличению продаж, адекватной работе с поставщиками и прочее.