Как правильно платить по счетам во время кризиса

Когда наступают тяжелые времена, первый вопрос, который возникает у большинства предпринимателей, – как правильно платить по счетам во время кризиса, чтобы была возможность рассчитаться со всеми поставщиками. К подобным ситуациям можно подготовиться, даже если финансов категорически не хватает для оплаты. Есть один подход, который поможет справиться с проблемами даже во время самого жесткого кризиса.

Когда возникают проблемы с оплатами

Один из самых распространенных вариантов – нехватка оборотных средств, которые могут идти на оплату поставщикам. К примеру, контрагент поставляет магазину фурнитуру, а тот в свою очередь перепродает ее оптовикам. Покупатель получает товар, но вовремя оплатить у него нет возможности. Задержки по платежам могут быть самыми разными: например, у клиента на момент расчета не осталось свободных средств.

Более серьезный случай – когда недостаточно денег не только для того, чтобы заплатить контрагентам, но и на внутренние расходы предприятия (заработную плату, оплату аренды помещения, налоговые взносы). Чаще всего причиной такой ситуации выступает резкое сокращение продаж в момент нехватки оборота.

Поделите платежи по типам деятельности

Такое разделение полезно не только для понимания того, какой объем средств будет уходить на различные траты. Оно также дает возможность принимать решения в расстановке приоритетов: кому и в какое время платить по счетам.

Классифицировать деятельность можно на следующие виды:

1. Основная. Это всё то, что позволяет компании получать прибыль. К примеру, онлайн-школа обучения игры на гитаре продает курсы, а интернет-площадка косметики – предоставляет потребителям уходовые и декоративные средства.
2. Инвестиции. Это расходы, благодаря которым бизнес развивается и расширяется. Сюда можно отнести финансовые вложения на реализацию новых проектов, разработку и внедрение дополнительных направлений, закупку необходимой техники и прочие.
3. Текущая. Это все траты, которые необходимы для того, чтобы компания в принципе существовала: оплата аренды здания, зарплата работникам и другие.

Выделяют еще один тип деятельности – финансовую. В эту категорию входят все существующие кредиты, заемные средства, а также движение денег между собственными счетами предприятия.

Составьте очередность выплат малым и средним поставщикам

При делении платежей поставщикам прежде всего необходимо принимать во внимание их важность и срочность. На этом шаге допускается брать только подрядчиков и контрагентов, которые представляют фирмы малого и среднего размера. При этом правильно будет вне очереди производить расчет с крупными компаниями.

Очередность выплат должна быть выстроена по степени приоритетности. К примеру, если магазин фурнитуры задержит оплату поставщикам, они не доставят товар вовремя, а значит, он не поступит в продажу, что, следовательно, приведет к отсутствию дохода. Такие платежи (операционная деятельность) должны проводиться в первую очередь.

Следующими в строке приоритета необходимо указывать подрядчиков, без которых деятельность компании может приостановиться. Если возникнет просрочка по оплате аренды помещения, арендодатель может попросить его освободить или предъявит штраф.

Главное – проводить периодически анализ всех поставщиков и подрядчиков, с которыми связана предпринимательская деятельность организации. Даже если длительное время сотрудничать с одними фирмами, они, например, могут поднимать цены на свои услуги. Поэтому можно договориться об отсрочке по оплате, изменить условия договора, оформить постоплату.

Составьте очередность выплат самым важным поставщикам

Если задержки по выплатам еще не столь критичны, достаточно будет проводить сегментацию только по малым и средним контрагентам. Но когда кризис набирает обороты, при этом заметно снижается платежеспособность, то возникает необходимость в разделении даже крупных партнеров.

К примеру, вначале нужно сделать анализ поставщиков: какие они предоставляют условия по поставкам, насколько быстро выполняют свою работу, достаточный ли имеют ассортимент, чтобы удовлетворить ваши потребности. Далее эти же услуги вы можете сравнить с другими похожими предложениями и обговорить изменение цен, новые способы оплаты и прочее.

Конечно, не исключено образование новой дебиторской задолженности, когда поступление денег происходит после того, как будет оказана услуга или отгружен товар. Но здесь уже ничего не поделаешь, поскольку платить по счетам необходимо, но финансовые возможности не позволяют.

Крайняя мера: сокращайте внутренние платежи компании

Самый последний шаг, который вы можете сделать, – это на какое-то время снизить заработную плату и налоги. Например, выплату премий можно оформить в рассрочку или отложить до лучших времен. Конечно, всё предварительно должно быть оговорено с коллективом.

Основной риск, которому может подвергнуться компания в такой ситуации, – это потеря ценных кадров. Чтобы этого не произошло, не забудьте указать на то, что все задолженности будут компенсированы. Правильно будет параллельно проводить работу с дебиторами.

Если нет возможности совершать внутренние платежи, а с кризисом не всё понятно, конечно, стоит пойти на крайние меры и провести оптимизацию всех расходов. К примеру, неплохо поможет временное снижение зарплаты на 10–20 % или более в зависимости от ситуации. А чтобы не возникло недопонимания с сотрудниками, всем желательно направить разъяснительные письма или собрать всех лично и рассказать о сложившейся проблеме.

Систему приоритетов по оплате можно иногда использовать и в обычные дни, когда возникает много задолженностей, а финансовые поступления задерживаются.

Какие есть инструменты, чтобы управлять платежами

Чтобы эффективно вести управление платежами в кризис, можно воспользоваться некоторыми методами: например, применять кредитные продукты. Однако в этом случае желательно заранее, пока всё спокойно и нет проблем с финансами, заключить с банком договор на открытие кредита, чтобы тем самым обеспечить себе некоторую подушку безопасности на случай возникновения денежных трудностей. Главное – этим не злоупотреблять, чтобы не оказаться в еще большей долговой яме.

Можно также завести себе платежный календарь, в котором планировать все поступления и траты на неделю или месяц вперед. Он поможет делать прогнозы платежеспособности и сокращать резервы.

Еще один способ – сценарное моделирование. Составлением таблицы по доходам и расходам достаточно заниматься раз в 12 месяцев. Иными словами, вы будете прогнозировать все возможные доходы и расходы. При этом нужно принимать во внимание планы по дальнейшему развитию предприятия, имеющиеся действующие договоры с подрядчиками, клиентами и поставщиками и иные факторы.

Главное, чтобы в результате вы смогли получить три сценария:

• оптимистичный – постоянно приходят новые клиенты и заказчики, оплата от партнеров приходит в срок;
• реалистичный – имеет сходство с предыдущим прогнозом, но есть определенные отклонения, к примеру, могут быть небольшие задержки по платежам;
• пессимистичный – предполагает худшее развитие событий, когда есть определенные трудности, например, не исключено, что могут быть потери перспективных проектов или партнеры будут сильно задерживать поставки.

Когда будете использовать такое разделение на сценарии, обязательно учитывайте статистику, планы развития предприятия в будущем, сезонный фактор. Компания может оформить сделки с партнерами на ближайшее время, например на квартал, а на будущее могут только еще оговариваться все условия и предложения. Значит, сумма, которая получится при заключении договорных соглашений на первый квартал, – это будет реалистичный сценарий, а документы, которые только еще готовятся к подписанию, – оптимистичный прогноз.

В результате будет возможность увидеть по месяцам, хватит ли компании финансов. В зависимости от итога при необходимости какие-то пункты финансового моделирования можно будет скорректировать. Если, к примеру, будут оставаться лишние деньги, их можно распределять по периодам. Другими словами, неизрасходованные средства переносить на ту статью расходов, где их не будет хватать, например, на оплату поставщикам.

Выводы: как не допустить кризис в оплатах

Чтобы в период кризиса не возникало трудностей с оплатой поставщикам и подрядчикам, все расходы и поступления важно планировать и группировать по соответствующим статьям. Прогнозы всех движений денежных средств должны быть максимально точными. Каждый расход, который фактически имел место, сразу должен быть разнесен по бюджетным статьям. Это позволит видеть всю картину в режиме реального времени.

Если вы не можете самостоятельно наладить управление финансами или в этой сфере недостаточно опыта, можно обратиться в сторонние организации, специализирующиеся в этой сфере. Например, у сотрудников компании «Инфинанс» есть опыт в работе с финансовым планированием. Они помогут произвести все необходимые расчеты, наведут порядок в финансах, что поможет вам выйти на постоянный доход.