Независимо от характера и специфики бизнеса хозяйственная деятельность компании должна быть подтверждена соответствующими первичными документами. При этом оформление первичных документов регламентировано Федеральным законом «О бухгалтерском учете», который диктует единые требования к документации. Соблюдение этих нормативов не только обеспечивает корректное взаимодействие с контролирующими органами, но и упрощает управленческий учет на предприятии.
Общие требования к оформлению первичных документов
Под первичной бухгалтерской документацией понимают подтверждение расходов и доходов компании, которое производят по факту совершения сделки. Для оформления документов используют как утвержденные законодательством стандартные формы, так и разработанные организацией индивидуальные варианты обязательной отчетности. Для правомерности использования собственной формы первичного документа скорректированный унифицированный вариант должен заверить руководитель предприятия в рамках уставной документации о порядке документооборота или в формате приказа, регламентирующего бухгалтерский учет.
Однако создавать собственную форму отчетности недопустимо для учета кассовых операций, оплаты труда и перевозки грузов, а также для ряда других видов деятельности. Для правильного оформления следует также заверить порядок подписи и сроки согласования первички, что особенно актуально при сотрудничестве с удаленным бухгалтером.
При ведении электронного документооборота бумажные дубликаты необязательны, если этого не требуют условия договора с клиентом или контрагентом. Однако возможность такого формата ведения отчетности необходимо регламентировать во внутреннем распорядке компании и заверять электронной подписью – использование факсимиле здесь недопустимо. Подписывать учетную бухгалтерскую документацию может руководитель компании, главный бухгалтер, а также сотрудники, чьи должностные обязанности включают расчеты, например кассиры.
Одновременно с требованием подтверждения факта совершения операции первичка должна отражать ее экономическую целесообразность. Для упрощения контроля первичную документацию разделяют на категории в соответствии с этапами заключения сделки.
К обязательным документам первички относят:
- договор и счета;
- кассовый чек или выписку с банковского счета;
- закрывающие документы – товарный чек, или накладную, или акт выполненных работ.
Для оптимизации внутреннего документооборота и взаимодействия с контролирующими органами в некоторых случаях актуально заменить товарную накладную и счет-фактуру универсальным передаточным актом (УПД): его составляют на момент совершения сделки.
Правильное заполнение документации предполагает отражение всей необходимой информации о взаиморасчетах с клиентом или контрагентом, которая содержит не только сумму прихода или расхода, но и сроки сделки. Отчетность важно заполнять на русском языке с указанием стоимости в рублях, а для сотрудничества в рамках международных проектов обязателен перевод и соответствие денежным единицам другого государства.
Поскольку данные первичных документов могут потребоваться в ходе бухгалтерской или налоговой проверки, срок хранения их составляет минимум 5 лет. Электронный архив может быть как самостоятельным, так и резервным вариантом хранения первички. При обнаружении ошибок документ допустимо заменить правильным вариантом, если он не является подтверждением расчетов с клиентом или контрагентом. Изменения вносят с сохранением начальной версии с указанием даты и причины замены документа.
При проведении нескольких расчетов в рамках одной хозяйственной операции правила допускают оформление одного первичного бухгалтерского документа. То же актуально и в случае взаимодействия с несколькими контрагентами в ходе одной сделки.
Ответственность за нарушение правил оформления первичных документов
Хозяйственная жизнь предприятия может быть связана со случайным или преднамеренным нарушением работы с первичкой. В первом случае обычно это потеря документов, которые могут быть восстановлены с помощью запроса дубликатов от клиента или контрагента. Если отсутствие документации выявлено в ходе плановой проверки, а восстановить его невозможно, необходимо составить акт отчетности.
Кроме того, закон предполагает административную ответственность за нарушение правильного ведения первичного учета. Так, за разовое или повторное нарушение в рамках одного или нескольких налоговых периодов компании грозит штраф от 10 до 30 тысяч рублей, если ошибки не привели к занижению налоговой базы. Если же нарушения привели к занижению, то штраф будет составлять не менее 40 тысяч рублей и 20 % от неуплаченного налога.
Обязательные реквизиты
Правильное оформление первички предполагает наличие обязательных реквизитов в унифицированной или самостоятельно разработанной форме: наименование и дату создания документа, а также дату расчета при продолжительном сроке сотрудничества, сумму и порядок расчетов. Следует также указать юридическую информацию о сторонах договора и ответственных лицах.
Помощь «Инфинанс»
Корректное оформление документов позволяет ускорить внутренний документооборот и оптимизировать архив, а также предупредить дополнительные проверки контролирующими органами. Квалифицированные сотрудники консалтинговой компании «Инфинанс» проводят контроль правильного заполнения первичной документации, а также предоставляют комплексные бухгалтерские услуги по ведению первички в форме аутсорсинга. Наличие различных пакетов обслуживания «Инфинанс» дает возможность выбрать подходящий вариант сотрудничества в зависимости от формата и специфики конкретного бизнеса.
