Слияние бухгалтерии и IT привело к переосмыслению и улучшению традиционных методов учета финансовой деятельности компаний. Использование современных IT-решений – неотъемлемая часть эффективного управления процессами. Инновационные подходы улучшают точность контроля в сфере бухгалтерии и создают надежную основу для принятия более обоснованных решений.
Разберем, как и какие IT-технологии можно использовать для оптимизации процессов и как это повлияет на ваш бизнес.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и для чего она нужна
Автоматизация бизнес-процессов – это применение технологий для делегирования конкретных шагов и задач, которые обычно выполняются вручную. Основная цель – улучшение эффективности, точности и скорости выполнения работы. Автоматизация экономит трудовые ресурсы и финансы.
Например, для управления клиентскими запросами и обращениями компании создают отдельную электронную почту, подключают чат-бота и используют CRM-систему для учета информации о клиентах и ЦА. Для автоматизации продаж – онлайн-магазин с возможностью оформить заказ, для управления кадрами – использование таких сервисов, как HeadHunter, Rabota.ru.
Что дает автоматизация бизнес-процессов:
- Эффективность. Снижение времени выполнения задач и повышение производительности.
- Точность. Уменьшение вероятности ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Стандартизация. Соблюдение стандартов на всех этапах процесса.
- Сокращение затрат. Грамотное использование ресурсов, снижение потребности в ручной работе.
- Улучшение качества. Более строгий контроль над процессами приводит к повышению качества продукции и услуг.
- Аналитика и отчетность. Легкий доступ к данным для анализа и принятия решений.
- Масштабируемость. Возможность развивать бизнес без значительных изменений в структуре процессов.
- Улучшение клиентского опыта. Более быстрое и точное обслуживание клиентов.
- Снижение рисков. Минимизация ошибок, которые могут привести к негативным последствиям.
- Возможность удаленной работы для сотрудников.
- Инновации. Освобождение времени и ресурсов для исследования и внедрения новых технологий и подходов.
- Повышение конкурентоспособности.
- Постоянство. Гарантированное соблюдение процессов и процедур даже в условиях высокой загруженности.
- Расширение возможностей для реализации более сложных и инновационных бизнес-моделей.
- Удовлетворенность сотрудников. Освобождение от рутинных задач улучшит рабочую атмосферу.
- Сокращение бумажной работы, документации и ручного ввода данных.
Автоматизация упрощает все бизнес-процессы, что положительно сказывается на общей производительности компании.
Какие процессы можно автоматизировать
По сути, автоматизировать можно любой процесс – от отправки сообщений потенциальным клиентам до бухгалтерии и финансового учета.
Примеры процессов, которые чаще всего оптимизируют и упрощают в компаниях:
- Электронная система учета: внедрение ПО для бухгалтерии, приложения.
- Автоматизированные транзакции: использование электронных платежных систем для оптимизации оплаты поставщиков, клиентов и электронное хранение чеков – «Яндекс.Деньги», QIWI, WebMoney.
- Облачные хранилища данных для хранения бухгалтерской информации, что обеспечит доступность данных из любой точки, – iCloud, Google Диск, «Яндекс Диск».
- Автоматически генерируемые финансовые отчеты: QuickBooks, Xero, Sage Intacct.
- Интеграция с банковскими системами: Тинькофф Бизнес, Альфа-Бизнес Онлайн, Рокет Ворк.
- Автоматические уведомления для напоминания о ближайших налоговых сроках, оплате счетов.
- Искусственный интеллект и аналитика: внедрение Chat GPT, чат-бот для контактного центра, Gerwin AI для создания публикаций.
- Использование программ для автоматического подсчета налоговых обязательств и создания деклараций.
- Электронная архивация документов: Microsoft SharePoint, Google Workspace, Dropbox Business.
Список не ограничен. IT позволяет оптимизировать множество процессов и даже посты для социальных сетей и новостей создавать не вручную, а с помощью ИИ. Здесь важно понимать, что никакая программа не идеальна и периодическая проверка работоспособности обязательна. Этим занимаются IT-специалисты и программисты, которых рекомендуется нанять в основной штат сотрудников.
Кому нужна автоматизация
Если коротко – всем. Ни одна компания не сможет быть конкурентоспособной, если не интегрирует современные технологии и сервисы. Подойдет для организаций любого масштаба – от крупных корпораций до малого бизнеса.
В каких сферах автоматизация будет особенно полезна:
- стартапы;
- IT и разработчики;
- бухгалтерия и финансы;
- маркетинг и продажи;
- производство и логистика;
- образование;
- медицина и здравоохранение.
Автоматизация нужна любому современному бизнесу, который хочет оставаться на плаву и развиваться в долгосрочной перспективе.
Кто занимается автоматизацией для бизнеса
Есть несколько профессий, которые занимаются автоматизацией и отвечают за бизнес-процессы в компании.
Прежде всего это IT-специалисты и аналитики. Отдельно выделяют IT-консультантов, которые не трудоустроены в компанию, а работают на себя как эксперты. Их задача – указать проблемы и пути решения, а уже IT-специалист компании перейдет к практике.
Разработчики ПО создают программы и приложения для автоматизации, проектные менеджеры координируют работу, а системные аналитики отвечают за развитие и подводят итог: достаточно ли существующих на данный момент систем автоматизации. Каждый выполняет свою задачу, но зачастую они смежные.
Какие системы используют для автоматизации
Системы и инструменты автоматизации различаются по сфере и принципу действия. Наиболее популярные:
- мERP-системы (Enterprise Resource Planning) – для управления финансами, закупками, производствами, складами;
- CRM-системы – для управления отношениями с клиентами и автоматизации маркетинговых процессов;
- RPA-системы – используют ботов для упрощения рутинных и монотонных задач – обработки данных, ввода информации;
- DMS-системы – хранение, поиск и совместное редактирование документов;
- E-commerce платформы – для автоматизации онлайн-торговли, включая заказы, оплату, управление запасами и доставку;
- HRM-системы – для автоматизации процессов управления персоналом – найма, обучения, выплаты заработной платы;
- IoT-платформы – для автоматизации управления устройствами и сенсорами, например, в сфере умного дома или промышленности.
Выбор системы зависит от специфики бизнеса, его потребностей и целей автоматизации. Например, HRM, CRM и E-commerce нужны практически для любой компании, а IoT – ситуативно.
Помощь «Инфинанс»
Компания «Инфинанс» оптимизирует ваш бизнес, сделает его прибыльным и решит производственные проблемы. Сделаем юридическую упаковку организации, снизим налоговую нагрузку, избавим от лишних расходов и выведем бизнес на новый уровень.
За 10 лет мы сэкономили более 1,5 млрд рублей нашим клиентам. Оставьте заявку на консультацию на нашем сайте и сделайте первый шаг к процветанию вашей компании.
